Comment mettre en place une réunion ?

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La préparation d’une réunion d’équipe est au mieux une question très importante. En effet, c’est durant ces moments que de nombreuses décisions importantes sont prises au sein des entreprises.

Cependant, tout le monde ne sait pas forcément comment se préparer efficacement à une réunion d’affaires .

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Je vous propose de découvrir ces différents conseils concrets pour vous aider à vous organiser au mieux.

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1 — Définir l’objectif de la réunion de travail

Avant tout, il est essentiel que vous puissiez encadrer le but de votre réunion.

En effet, le pire serait d’être hors sujet ou de passer des heures à discuter d’un sujet mineur.

Lorsque vous souhaitez organiser une réunion efficace, il est important de :

  1. Sachez pourquoi vous organisez cette réunion. Il n’y a rien de pire que de tenir des réunions pour des raisons de principe. Cela fait perdre du temps à tout le monde, à l’opposé de l’efficacité.
  2. Définissez deux ou trois axes importants à traiter en profondeur. Il est inutile de multiplier les axes ou les sujets. Cela ne fera que faire glisser la réunion. De plus, pour respecter le temps imparti, vous êtes probablement en train d’accoucher d’une situation improductive.
  3. Définissez les points clés : sujets à aborder, personnes à inviter, problèmes à résoudre. Cela vous donnera la visibilité dont vous avez besoin pour savoir comment vous préparer à une réunion sans stress.
  4. Encadrer la réunion en définissant un processus logique et un temps alloué en amont. Pour gagner en efficacité et éviter les discussions stériles, fixez une limite de temps prévisionnelle.

Lors de la réunion, n’hésitez pas à formuler expressément ce délai pour faire comprendre à vos collaborateurs qu’il est nécessaire d’aller à l’essentiel.

Bref, vous l’aurez compris, savoir où vous allez est la première étape importante pour augmenter l’efficacité avant et pendant la réunion.

Cela vous permet de cadrer votre travail, d’éviter de vous perdre dans des choses inutiles et d’avancer plus rapidement et efficacement sur votre projet.

2- Définir le format de la réunion de travail

Comme ce que je vous conseille lors de la première partie, je vous conseille de réfléchir à nouveau et d’anticiper.

Mais cette fois-ci, il est temps de parler de choses pratiques : le format de la réunion.

Le format de la réunion dépend essentiellement du sujet que vous souhaitez aborder. Qu’il s’agisse d’une réunion informative, d’un suivi, d’un échange, d’une résolution de problèmes ou d’une prise de décision ?

Cela aura un impact sur le lieu de la réunion, sa durée et le style d’animation que vous allez y adopter.

Il y a de nombreux axes à prendre en compte pour mieux le définir.

L’emplacement est susceptible de varier en fonction de vos besoins.

Vous pouvez organiser des réunions d’affaires, en choix :

  • Dans une salle de réunion
  • Dans votre bureau
  • Chez votre client
  • Chez un partenaire
  • À distance

Chacun a ses propres avantages et inconvénients.

Lors d’une présentation de grande envergure, d’un lancement ou d’une réunion très formelle , une salle de réunion imposante, équipée d’un rétroprojecteur sera sans aucun doute nécessaire.

Pour les réunions de suivi hebdomadaires, une simple réunion plus informelle dans un bureau suffira amplement.

Enfin, nous avons pu vivre avec le confinement, le télétravail et les réunions à distance sont particulièrement utiles pour éviter de déplacer des personnes à travers le pays et gagner du temps.

C’est donc l’option idéale si vous souhaitez organiser des réunions rapides et flexibles.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les outils à adopter pour vos réunions à distance, je vous suggère de consulter cet article qui vous proposera notre sélection, basée sur nos expériences personnelles.

Table ronde et distribution vocale

Une réunion classique se déroule un peu comme à l’école :

  • Il y a un présentateur
  • Il y a souvent une image projetée pour montrer à toute la pièce ce dont nous parlons.
  • Il y a un public passif

Un premier conseil que je peux donner pour briser cette ambiance est d’essayer de dynamiser ces réunions en

 : ● Offrir à tout le monde d’intervenir ● Donner la parole à certains experts du domaine● Se déplacer autour de la table (qu’il s’agisse d’une présentation ou d’un avis sur un sujet)

C’est à vous de voir comment vous souhaitez organiser une réunion efficace.

Mais la création d’interactions est essentielle pour attirer votre public.

Sachez cependant que la façon très formelle de présenter ces réunions, si elle reste la norme lors des présentations majeures ou de lancement, est moins appropriée pour les réunions informelles ou quotidiennes.

Lors d’une réunion, créez interaction. Ne laissez pas les participants derrière leur ordinateur.

Par exemple, il existe des moyens plus modernes d’organiser des réunions, notamment :

● Disposer les chaises en demi-cercle pour permettre à tout le monde d’être proche ; ● Laisser tomber Powerpoint et laisser fonctionner l’intelligence collective, notamment en mettant en place un brainstorming ou un travail d’équipe ; ● Organisation de séances de conférences, supervisées par un animateur.

Bref, il y a autant de façons d’organiser et de dynamiser un groupe que votre imagination le permet.

Ce qu’il est important de comprendre ici, c’est que les formes d’organisation doivent être diversifiées en fonction du but de la réunion.

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3- Accédez à l’étape d’invitation

Cette étape est fondamentale, dans le sens où nous allons au cœur du sujet de la réunion.

L’invitation à une réunion est un domaine délicat, car il faut préciser que c’est quelque chose d’important, sachant que l’interlocuteur d’en face Il y a probablement quelque chose d’autre prévu.

Avertissement : La réunion doit avoir un but. Contactez les personnes directement concernées pour connaître leur disponibilité, avant de procéder à l’invitation d’autres personnes.

L’invitation peut être faite :

  • En physique (au déjeuner, lors d’une autre réunion ou dans la machine à café)
  • Par téléphone (probablement le moyen le plus efficace)
  • Par e-mail

Cependant, et quelle que soit la méthode choisie, il est conseillé d’envoyer un e-mail. Cela évitera à la personne d’oublier votre conversation, vous donnera la possibilité d’envoyer plus d’éléments de préparation et vous permettra d’avoir une traçabilité.

Aujourd’hui, il est plus pratique d’envoyer une invitation de calendrier afin que la personne invitée puisse l’enregistrer directement dans son calendrier.

Dans tous les cas, veillez à fournir les informations clés suivantes :

  • La date et l’heure
  • Le lieu
  • Le
  • agenda Une petite note explicative indiquant que leur présence est fortement conseillée
  • Demandez-leur une confirmation rapide de leur présence

Vous pouvez également ajouter le procès-verbal de la réunion précédente s’il y en a un, pour permettre à tout le monde de retourner dans le bain.

Si vous voulez savoir comment rédiger un procès-verbal de réunion efficace, consultez cet article. Un exemple concret vous sera présenté.

4- Prédire l’aspect matériel

D’un point de vue plus concret, une fois que vous avez encadré l’objectif et la configuration, il est temps de passer à la pratique.

Précise tout ce dont vous aurez besoin pour la réunion :

● Taille de la pièce ● Rétroprojecteur ● Micro● Documents à imprimer ● Bloc-notes ● Stylo ● Bouteilles d’eau

Bref, ne laissez rien au hasard.

Pour ce faire, n’hésitez pas à énumérer tout ce dont vous avez besoin.

De même, pour vous permettre d’organiser une réunion efficace, il est impératif de savoir à l’avance :

● qui vous allez inviter, ● combien de personnes seront présentes, ● quel sera le format de la réunion, ● quel est le but de la réunion.

Attention  : Il est important d’avoir effectué ce travail en amont. C’est pourquoi je vous exhorte à suivre les étapes décrites dans cet article dans l’ordre.

Ensuite, il est temps de commencer à réserver la chambre.

5- Réservation de la salle

Mon expérience à ce sujet est que si vous externalisez cette tâche, il est probable que vous vous retrouvez avec une pièce qui ne vous conviendra pas.

L’étape de réservation de la salle peut précéder légèrement l’étape de l’invitation elle-même.

Mais vous devez savoir qui vient en amont. Si ce n’est pas le cas, comment se préparer à une réunion d’affaires et réserver une salle adéquate ?

Essayez donc de traiter ces deux sujets en parallèle, afin de pouvoir vous adapter si nécessaire.

Il y a rien de plus désagréable que d’avoir une réunion à 5 dans une salle trop grande, prévue pour 15 personnes.

En conclusion

Comme vous l’aurez compris, il est très facile de répondre à la question suivante : comment se préparer à une réunion.

Savoir où vous allez, pourquoi vous le faites, qui inviter sont les étapes préliminaires essentielles.

Ensuite, vous aurez besoin d’une touche d’organisation pour planifier l’aspect matériel, réserver la salle et lancer les invitations en parallèle.

organisation d’une réunion prend un peu de temps, L’ mais c’est quelque chose de très important dans la vie professionnelle.

La préparation d’une réunion d’équipe efficace peut finir par débloquer des situations et créer de bonnes relations entre vos collègues.

Ne négligez donc pas son utilité !

Avez-vous des conseils à apporter à cet article pour l’enrichir d’expériences personnelles ?

Je suis à votre disposition dans la section commentaires ci-dessous !

rien de plus désagréable que d’avoir une réunion à 5 dans une salle trop grande, prévue pour 15 personnes.

En conclusion

Comme vous l’aurez compris, il est très facile de répondre à la question suivante : comment se préparer à une réunion.

Savoir où vous allez, pourquoi vous le faites, qui inviter sont les étapes préliminaires essentielles.

Ensuite, vous aurez besoin d’une touche d’organisation pour planifier l’aspect matériel, réserver la salle et lancer les invitations en parallèle.

organisation d’une réunion prend un peu de temps, L’ mais c’est quelque chose de très important dans la vie professionnelle.

La préparation d’une réunion d’équipe efficace peut finir par débloquer des situations et créer de bonnes relations entre vos collègues.

Ne négligez donc pas son utilité !

Avez-vous des conseils à apporter à cet article pour l’enrichir d’expériences personnelles ?

Je suis à votre disposition dans la section commentaires ci-dessous !

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