Est-ce au locataire de payer les charges de Co-propriété ?

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Provisions sur les frais, les frais de location, qu’est-ce que c’est ?

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Les frais de location sont les dépenses courantes liées à l’occupation du logement, et donc aux frais du locataire, mais payés en premier lieu par le propriétaire. Ces frais sont recouvrables auprès du locataire, en plus du loyer. Le calcul des provisions et la décharge annuelle de ces provisions sont source de difficultés en cas de mauvaise évaluation initiale (litiges lors des décharges). Quels sont les frais recouvrables, comment calculer au mieux la provision du locataire ? comment décharger les frais de location ? Les réponses ci-dessous

Pourquoi une provision sur les frais ?

Certaines dépenses sont à la charge du locataire, mais elles sont initialement payées par le propriétaire. Ces frais payés par le propriétaire sont refacturés au locataire au moyen de provisions sur charges.

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  • Charges de la copropriété : le propriétaire paie ses provisions trimestriellement (appels de fonds) et le locataire paie ses provisions provisions pour chaque appel de loyer
  • Déchets ménagers : le propriétaire paie annuellement la taxe sur les ordures ménagères (TOM) avec sa taxe foncière. Ce poste de dépenses recouvrables est inclus dans les provisions payées par le locataire.

La décharge, une fois par an, des provisions payées mensuellement par le locataire, permet de lisser au fil de l’année les frais de location dont le poids, s’il était payé en une seule fois, serait trop lourd.

De plus, si la provision est bien calculée, le départ du locataire n’a pas trop de conséquences financières. En effet, il est difficile de récupérer les montants des charges après le départ du locataire.

Qu’est-ce que le forfait de recharge ?

Dans le cas d’une location meublée ou d’une colocation vide, il est possible d’opter pour un tarif forfaitaire . Dans ce cas, les charges étant forfaitaires, le supplément de loyer correspondant aux charges n’est pas une provision et il n’y a donc pas de décharge. Cette option est spécifiée dans le menu bail et ne peut pas être modifié pendant le bail

Quels sont les frais récupérables ?

La liste des dépenses recouvrables, fixée précisément par le décret n° 87-713 du 26 août 1987, contient en détail les dépenses supportées par le locataire. Ces frais sont inclus ou non dans la provision sur frais.

Charges recouvrables incluses dans les provisions

Les principales catégories de charges recouvrables avancées par le propriétaire par l’intermédiaire du fiduciaire du condominium sont les suivantes :

  • Eau froide, eau chaude et chauffage collectif
  • Exploitation et entretien des ascenseurs
  • Exploitation et entretien des parties communes intérieures
  • Entretien des espaces extérieurs

Il est nécessaire d’ajouter la taxe sur les ordures ménagères à ces frais de copropriété

Charges recouvrables non incluses dans les provisions

Certaines réparations, le cas échéant, relèvent de la responsabilité du locataire. Voir Who Mends, Who Maintient ?

chaudière la maintenance fait partie de ses obligations de maintenance (Maintenance de la chaudière : qui doit payer ?)

Dans les deux cas, le locataire paie directement les factures.

Que comprend la provision sur les frais ?

Les provisions sur les charges, qui s’ajoutent au loyer, sont constituées de charges locatives ou de charges récupérables. Ces dispositions concernent les charges de la copropriété telles que l’ascenseur, le gardien (voir ci-dessus)…, mais aussi la taxe sur les ordures ménagères (TOM). Consultez les dépenses engagées. La provision pour charges est composée de deux éléments :

    • La taxe sur l’élimination des ordures ménagères est le plus souvent facturée avec la taxe foncière, à l’automne de chaque année.
    • Les dépenses recouvrables de la copropriété sont interrompues chaque année, dans les six mois suivant la fin de l’exercice.

Il est nécessaire de disposer des deux montants pour pouvoir calculer la provision sur dépenses.

Comment puis-je déterminer et calculer la provision pour dépenses ?

Le prix de location (charges comprises) est fixé en tenant compte de multiples paramètres, mais la détermination de la provision sur les charges est souvent négligée, ce qui peut entraîner des difficultés pendant la durée du bail. Voir aussi Comment déterminer le loyer ?

La meilleure façon de déterminer la provision sur les frais d’une location à venir est de consulter les derniers relevés de copropriété et les avis de taxes foncières :

Exemple de taxe foncière

Exemple de décompte des dépenses

L’ajout des deux montants réduits au mois permet de se faire une idée de la provision à fixer.

Comment déterminer la provision pour frais d’un nouveau logement (PINEL) pour la première location ?

Dans le cas d’un premier bail, il n’est pas possible, par définition, pour déterminer une provision sur frais à partir d’un historique. De plus, pendant les deux premières années, le propriétaire est exonéré de la taxe foncière.

Il existe deux façons de calculer la provision pour dépenses :

  • Rapprochez-vous du promoteur pour obtenir un budget prévisionnel, extraire les frais de location et les rapporter aux locataires de la copropriété du logement concerné. Cette approche est assez complexe et surtout peu fiable : il existe souvent une différence très importante entre le budget initial et le résultat final.
  • Approche statistique : Sur la base des données de gestion en ligne de plusieurs milliers de locations, c’est ainsi que l’on peut estimer les provisions
    Fournitures sur charges par m² Mensuel charges/m² TOM mensuel/m² Total des dépenses mensuelles/m²
    Collectif avec chauffage et eau chaude 2,80€ 0,25€ 3,05€
    Collectif Sans Chauffage NI Eau Chaude 1,50 € 0,25€ 1,75 €

Sur de bonnes bases

Il est important, lors de la location d’un bien immobilier, de bien déterminer le loyer et la provision sur charges. En effet, la disposition relative aux charges doit être « sincère », c’est-à-dire être fixée le plus près possible de la réalité.

Que la provision soit surestimée ou sous-évaluée, il y a des problèmes avec une faible appréciation initiale :

      1. En cas de surévaluation  : voir la rentabilité de votre propriété diminuer au moment de la sortie car il est nécessaire de rembourser au locataire l’excédent de provision par rapport aux dépenses réelles (frais recouvrables).
      2. En cas de sous-évaluation :
        • Litige avec le locataire sain en cas de montant important à récupérer.
        • Rotation accélérée des locataires en raison de l’augmentation, pour lui, du coût de sa location, et donc des coûts de gestion supplémentaires.
        • Si la provision sur charges est fortement sous-évaluée, il ne sera pas possible de récupérer les sommes dues, le locataire étant naturellement peu motivé à payer, plusieurs mois après son départ de l’hébergement, une facture pour le solde des charges…

Le plus de la gestion en ligne  : avant de louer, fournissez nous les éléments (dans le cadre de l’option souscrite « louer ma propriété »), nous évaluerons aussi correctement que possible la provision sur charges.

La décharge des frais de location, comment faire ?

En cas de choix, par le propriétaire, pour appliquer un tarif forfaitaire (location meublée ou colocation vide), il n’y a pas de décharge de charges. Voici comment procéder en cas de provisions sur frais :

  1. Calcul de la différence entre les provisions pour frais payés par le locataire et les dépenses réelles recouvrables, sur une période donnée.
  2. Régularisation comptable avec le locataire : demande de paiement du supplément dû ou remboursement du trop-payé, ajustement de la provision.

La régularisation doit avoir lieu une fois par année, lorsque les dépenses de l’exercice sont toutes connues, c’est-à-dire pour un logement en copropriété, après l’assemblée générale annuelle des copropriétaires et la présentation des comptes par le fiduciaire.

Il consiste à rapprocher le montant total des dépenses réelles, avec le total des provisions payées par le locataire au cours de l’année. Il en résulte un solde, soit en faveur du locataire, soit à payer en plus par le locataire.

Le bailleur doit fournir les détails de cet ajustement au locataire, et conserver ses pièces justificatives pendant 6 mois. Le locataire ne peut pas refuser le paiement. En cas de désaccord, il peut saisir le tribunal de district.

Suite à cette régularisation, les provisions pour charges futures sont généralement réajustées en fonction de ces dernières dépenses.

Quelques éclaircissements

À la fin du bail, la régularisation ne peut pas avoir lieu avant la clôture des comptes. Il en résulte la nécessité de restituer le dépôt de garantie sans pouvoir fermer complètement le compte du locataire sortant. La loi prévoit alors la possibilité, pour le propriétaire, de conserver un montant maximum de 20 % du dépôt de garantie en prévision de la décharge non encore effectuée. Lorsque le propriétaire a en main les éléments nécessaires, il doit alors fournir au locataire qui a déjà laissé le compte de la période non libérée ainsi que le solde de son dépôt de garantie.

Rappelons-nous que pour les locations meublées ou les logements vides, le propriétaire peut opter pour un forfait mensuel correspondant aux frais de location. Dans ce cas, bien entendu, il n’y a pas de régularisation possible.

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