Comment organiser mon salon ?

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organisation ou la participation à un événement est souvent un moment clé de l’activité d’une entreprise. L’

La participation à l’événement permet

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  • mobiliser l’entreprise pour mettre en œuvre la stratégie de l’entreprise (par exemple, faire des présentations sur de nouveaux produits…)
  • , envoyer des messages clés (lors d’événements internes ou externes),
  • pour attirer l’attention de ses clients et prospects en se présentant sous son meilleur jour

Lorsqu’il est bien préparé et qu’il se déroule au mieux, un événement est l’un des outils de communication externes les plus puissants .

Si l’événement est mal préparé, si l’entreprise commet de grosses erreurs… l’image de l’entreprise sera ternie pendant des mois, voire des années à venir.

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En effet, autant si tout se passe bien, nous le considérerons comme « normal », autant s’il y a des problèmes, on s’en souviendra.

Par exemple, tout le monde se souvient du problème d’écran bleu de Bill Gates lors de la présentation de Windows 98 quand il avait plus de 20 ans :

Si on revient à des choses plus simples, on ne se souvient pas d’un événement où les petits fours étaient mauvais, qu’il n’y avait pas assez à manger, que les haut-parleurs étaient ennuyeux… Au contraire, quand tout va bien, c’est tout simplement « normal ».

Organiser ou participer est donc un puissant levier d’affaires, mais il faut apprendre à maîtriser…

L’événement permet également à différents acteurs (actionnaires, employés, clients, revendeurs, relais d’opinion, etc.) de se rencontrer au même endroit pour discuter d’un sujet spécifique.

La plupart du temps, l’entreprise organisera un événement pour présenter de nouveaux produits, pour maintenir une relation (ex : avec les clients, les revendeurs…) ou simplement pour trouver de nouveaux prospects et vendre davantage aux clients existants.

Pour vous aider, voici ce que vous verrez dans ce dossier :

  • 25 conseils pour organiser votre événement
  • 26 bonnes pratiques pour organiser un tour de France, une journée portes ouvertes, un matin, un petit-déjeuner…
  • 6 conseils pour obtenir des retombées de presse après un salon professionnel, un événement…

Remarque : inviter des clients et prospects à un événement où ses concurrents sont également présents n’est pas une des meilleures idées… En général, il est préférable d’organiser un événement spécifique pour ses clients et prospects, afin d’avoir 100% de leur attention et de ne pas courir le risque de les voir visiter le stand d’un concurrent…

Plan de l'article

25 conseils à prendre en compte lors de l’organisation d’une démonstration

1°) Faites une liste de contrôle

Dressez une liste des actions, des participants, des éléments logistiques… quelques semaines (voir plus) avant l’événement afin de ne rien laisser au hasard pendant l’événement.

Cette première liste de contrôle n’a pas besoin d’être hyper complète, mais elle doit nous permettre de poser les bonnes questions dès le départ (ex : le thème, les éléments clés à mettre en évidence…).

Pour Par exemple, vous pouvez entrer tous les produits présentés, les employés présents, la liste des clients que vous souhaitez inviter…

Cette liste de contrôle peut être indépendante et peut être réalisée sous Excel ou Google Sheets, ou être l’un des livrables du « document de projet » qui vous permet de lister toutes les informations clés, de centraliser les rapports de réunion…

Ce que je préconise, c’est :

  • Un document de projet dans Word, réservé à un usage interne, qui ressemble à toutes les informations sur le projet, avec un enrichissement au fil du temps. Ce document « projet » servira ensuite de modèle pour d’autres événements (vous pouvez voir à la fin de ce chapitre les différents éléments d’un dossier de projet).
  • Un fichier Excel, avec une liste de contrôle des étapes avec un calendrier rétroactif (afin d’identifier visuellement où nous nous trouvons).
  • Un livret du participant et, si nécessaire, un livret d’exposant, qui sont des documents destinés à une diffusion plus large, rassemblent les informations essentielles pour participer à l’événement.

Dans cette première phase de votre liste de contrôle, pensez également à définir précisément qui vous souhaitez attirer, pourquoi vous organisez cet événement, pourquoi les gens doivent y aller et quelles offres vous souhaitez promouvoir.

À partir de là, les autres décisions seront facilitées :

  • la taille de l’événement (stand, lieu, participants…)
  • , le contenu de l’événement,
  • budgets,
  • l’emplacement,
  • etc.

Par exemple, si vous souhaitez faire une matinée sur un thème donné, et que vous avez dans vos dossiers 10 clients et 20 prospects sur ce thème, n’envisagez pas de rassembler plus de 10 personnes…

Si, au contraire, vous disposez d’un fichier de 5000 personnes, dont 200 clients, plus un budget publicitaire pour élargir votre audience, dans ce cas, vous pouvez vous attendre à avoir 100 personnes présentes.

Pour anticiper le nombre de participants à un événement que vous organisez, vous devez prendre en compte les différents Facteurs :

  • Délai avant l’événement.
    • Vous devez envoyer au moins un mois avant l’invitation, afin de vous assurer que les agendas de vos clients et prospects sont gratuits.
    • Si vous ne disposez pas encore du contenu exact, envoyez déjà un message « Save the date » pour informer les invités du titre et de la date de l’événement.
  • Le contenu de l’événement.
    • Il faut un sujet qui donne envie de venir, qui apportera de la valeur.
  • La relance et la pression exercée sur les déclarants.
    • Il s’agit d’un contact téléphonique pour valider l’inscription (ex : merci pour votre invitation…).
    • Relancements (ex : 1 semaine avant le rappel des intervenants et de la logistique, la veille ou le même jour par SMS…) et des teasers (ex : mini vidéos des intervenants, visuels des lieux…).
  • Le taux de non-présentation (taux d’absentéisme), qui varie selon le type de clients, de régions…

L’adoption d’une approche structurée vous permettra également de rester concentré sur les objectifs à atteindre (et non de les atteindre).

Cela minimise le risque de sortir du cadre prévu ou de prendre une fausse route.

2°) Le livret de l’exposant et celui du participant, les Bibles de l’événement pour vos partenaires

Lorsque vous organisez un grand événement (ex : un Tour de France, un événement avec plusieurs partenaires…), et que vous impliquez des sponsors, des partenaires… vous devez rapidement leur envoyer des informations techniques (ex : espace, lieux…), logistiques (ex : date de mise en œuvre, date de fin…) sur l’événement.

Vous trouverez toutes ces informations dans le « livret de l’exposant » qui vous permettra de limiter les échanges de courriels, d’appels, de surprises de dernière minute… mais aussi de contracter ce que vous offrez et ce que vous n’offrez pas dans votre service.

Créez un rapport détaillé liste, en particulier la logistique : le type de stands disponibles (d’une simple table avec une nappe à un véritable stand), les transports en commun disponibles, le parking, les rafraîchissements, etc.

En faisant une liste, vous n’oublierez rien, pour vous, comme pour les partenaires de l’événement.

Il est nécessaire de lui envoyer dès que possible le livret de l’exposant par l’organisateur de l’événement, afin de pouvoir encadrer dès le départ ce que vos partenaires auront à planifier et à faire.

Cette liste de contrôle vous permettra de mettre à jour vos échéances (ex : présentation de présentations PowerPoint pour les interventions, impression d’un flyer spécifique pour le salon…) pour retourner tous vos documents à temps.

Remarque : s’il s’agit d’un événement interne (sans partenaire), le livret sera plutôt un « Roadbook » ou un « livret du participant », qui explique tout ce que vous devez savoir pour participer à l’événement en ajoutant les informations logistiques des participants (ex : train horaires, choix des hôtels, tenue officielle, éléments linguistiques, arguments…).

Le livret de l’exposant est destiné à vos partenaires, fournisseurs de services…

Pour les membres de votre équipe, pour les hôtesses que vous allez recruter… vous avez également besoin d’un document qui les informera de ce qu’ils auront à faire, de quoi dire… c’est le livret du participant (ou Roadbook).

Par exemple, si vous avez des stagiaires, assurez-vous qu’ils auront une tenue conforme à l’image que vous souhaitez donner.

Par exemple, si vous voulez donner une image « chic », demandez aux stagiaires d’apporter un pantalon foncé, des chaussures de ville et une chemise unie… pas une tenue « décontractée ».

Vous pouvez également prévoir pour les employés une tenue officielle (ex : deux ou trois t-shirts ou polos donnés pour l’événement), ou ce qu’il ne faut pas faire (ex : mettre un pull sous votre veste…).

Parfois, votre tenue peut être un simple polo avec un logo, un code QR… imprimé.

Habituellement, la tenue « classique » est un costume sans cravate avec des chaussures de ville (ou des baskets noires).

Vous pouvez également planifier une « mascotte », c’est-à-dire quelqu’un déguisé :

Préparez dans un livret les nouveaux produits présentés avec des liens vers des informations supplémentaires, ce qui doit être demandé (ex : remplir une carte de prospect avec la carte de visite agrafée…), l’impression du badge d’accès au salon, les horaires d’arrivée au salon (généralement 30 minutes avant le salon) démarrage officiel)…

Vous pouvez également les informer du comportement attendu sur le spectacle, par exemple n’hésitez pas à approcher les personnes qui passent dans les allées.

Pour « accrocher » les gens dans les allées, voici plusieurs techniques pour démarrer la conversation :

  • « Bonjour. Vous auriez peu de temps à me donner ? »
  • « Bonjour. Connaissez-vous le nom de marque ? »

C’est absolument nécessaire pour éviter le « Puis-je vous aider »/« Vous voulez des informations »/… qui mèneront au « Non je regarde »/…

Remarque : les vendeurs ont généralement un briefing le matin du spectacle 30 minutes avant le début du spectacle.

Ainsi, vous simplifierez la vie de vos employés, et surtout les questions et informations de dernière minute !

3°) Maintenez votre emploi du temps

Le plus difficile dans l’organisation d’un événement est de respecter ses échéances, car plusieurs acteurs entrent en jeu !

Par exemple, si vous avez une présentation Powerpoint commune entre plusieurs intervenants, vous devrez récupérer les diapositives au moins 4 jours à l’avance pour les reformater, valider le contenu, corriger les erreurs…

Le mieux est de raccourcir vos délais lorsque vous demandez vos documents et informations, en comptant sur le fait que tout le monde sera en retard.

4°) Demandez un modèle 3D de votre stand et anticipez le voyage, démos…

Voyez avec votre stand pour vous montrer un modèle de votre futur stand.

Les visuels 3D permettent de mieux comprendre le visuel du stand, avec des espaces de démonstration, des espaces de discussion, le fonctionnement des différents panneaux…

En effet, un plan permet certes d’avoir une idée de la mise en page globale, mais un visuel 3D vous permettra de vérifier au mieux la tenue de votre stand, d’anticiper les lieux et les actions de chacun… et cela vous évitera de mauvaises surprises le jour « J ».

Par exemple, un problème de circulation dans l’espace, un porte-documents mal placé, un espace de démonstration sans écran ni prise de courant, un poteau de démonstration manquant…

En général, votre stand doit être « ouvert », c’est-à-dire qu’il faut laisser entrer les gens dans le stand naturel, sans obstacles (présentoirs, kakémono).

Vous devez également avoir des affichages de prospectus à proximité du afin que les prospects « timides » puissent prendre de la documentation, surtout lorsque vous êtes déjà pris par un autre client.

5°) Badges nominatifs

Si vous organisez l’événement (ex : petit-déjeuner…), prévoyez la disponibilité des badges et l’accès au salon à l’avance.

Vous devez donc conserver un dossier auprès des inscrits, ce qui vous permettra d’imprimer les badges 24 heures avant l’événement avec une liste la plus récente possible.

Mettez à jour votre liste autant de fois que nécessaire et avec tous vos collaborateurs (ex : vérifiez que tout le monde a été invité, que tout le monde viendra…) grâce à un fichier Google Drive, One Drive, Dropbox… car il y a des retraits de dernière minute.

Remarque : si vous organisez ou participez à un événement, résistez à la tentation de laisser tous les membres de votre entreprise venir sans raison réelle… En effet, j’ai déjà assisté à des événements avec plus de personnes de l’entreprise que participants (le directeur financier, les formateurs, les spécialistes du marketing…) ! Pour ce faire, il est nécessaire de définir qui doit venir, et pour les personnes non essentielles, de leur demander en échange d’un emploi. (ex : prendre des notes et assister à des conférences, aider dans les vestiaires…) pour au moins les rendre utiles.

L’objectif de l’offre de badges est double :

  • Si vous organisez ou participez à l’événement, il est essentiel que chacun puisse voir avec qui il a à voir.
  • Si vous êtes l’organisateur, cela vous permet d’inscrire tout le monde à l’entrée afin de savoir qui est venu.

Pour les badges, vous pouvez utiliser :

  • Soit des étiquettes à coller (pas terrible du côté image de l’entreprise)
  • Soit des badges en plastique à imprimer sur des plaques au format « carte de visite » sur place, soit à préparer à l’avance
  • Soit des « cols » avec des pochettes et des cordons colorés

À noter :

  • De plus, vous pouvez proposer les participants ont la possibilité de participer à un concours (en remplissant une participation) lors de l’émission de badges, ce qui leur permet généralement d’attendre dans la file d’attente.
  • N’oubliez pas les clients « VIP » (ex : conférenciers externes, clients qui participent à des conférences…) qui n’aiment pas attendre, encore moins faire la queue. Il est donc nécessaire de leur envoyer le badge à l’avance, et/ou de les accueillir à l’entrée du salon.

Si vous participez à un événement (ex : une foire…), envoyez les badges par e-mail à tout le monde (employés, conférenciers…), afin qu’ils puissent les imprimer avant l’événement.

6°) Promotion externe de l’événement

Si vous organisez un événement interne (ex : votre journée client annuelle…) , il est essentiel d’alerter vos clients, mais vous pouvez également faire revenir de nouveaux prospects pour les convaincre de votre expertise.

En revanche, si vous participez à un événement où vos concurrents sont présents (ex : un salon…), vous devez généralement évitez d’inviter vos clients, de peur qu’ils ne soient séduits par vos voisins…

Il est alors nécessaire de se concentrer sur vos prospects, ou de capitaliser sur les réseaux sociaux pour faire parler de votre activité et montrer votre dynamisme.

Si vous participez à un événement tel qu’un salon professionnel, une soirée thématique… la prise de parole est essentielle, car ce sont des conférences, des ateliers, des tables rondes… qui sont les moments clés pour briller en public, montrer votre expertise, parler des réalisations de vos clients…

Il est parfois plus rentable d’acheter des conférences que de tenir un stand pendant 2 jours (vérifiez cependant si vous pouvez obtenir la liste des inscrits et des participants avec la loi GDPR)…

En outre, définissez quels outils peuvent être les plus pertinents pour avoir plus de visibilité et vous apporter le meilleur retour sur investissement

 :

  • insertion publicitaire dans la presse spécialisée diffusée pendant l’événement
  • insertion de dépliants dans les sacs remis aux participants
  • distribution de flyers à l’entrée ou dans les allées

Plus vous êtes visible, plus vous attirerez de prospects, et donc de futurs clients…

7°) La promotion interne de votre événement

Les employés d’une entreprise doivent savoir ce que fait leur entreprise.

Lorsqu’il communique par le biais d’un événement, il les valorise et montre que l’entreprise est dans une perspective de croissance.

Dites donc à vos employés quelles sont vos dernières nouvelles (montrer…) par e-mail, messages sur l’intranet, votre groupe Facebook…

Demandez-leur également de relayer des informations sur les médias sociaux.

Planifiez au moins un e-mail à toute l’entreprise en lui demandant de partager, aimer, commenter… les publications qui mentionnent votre participation à l’événement sur Linkedin, Twitter, Facebook…

Une fois l’événement terminé, préparez une mini-vidéo ou une compilation de photos qui résumeront les moments forts de l’événement.

L’objectif est de montrent à travers ces vidéos que les vendeurs, le marketing… se bousculent pour trouver de nouveaux clients, et que l’entreprise est bien représentée.

Par contre, évitez de diffuser des photos du soir, des photos amusantes… sinon vous risquez de faire croire que le spectacle a été un plaisir, alors que c’est souvent un vrai moment d’affaires.

8°) Organisez un concours pour motiver les troupes !

Afin de motiver les personnes présentes au salon, il est toujours intéressant de mettre en place un concours qui servira de prétexte à des vendeurs modérément motivés pour aller recruter des prospects.

Par exemple :

  • pour les vendeurs, vous pouvez défier celui qui récupérera le plus de fichiers de contacts.
  • pour les démos, vous pouvez organiser un concours sur le nombre de personnes qui y assistent.
  • pour le marketing, il peut s’agir de Tweets, de partages sur Linkedin… ou de rédiger des résumés de la journée

Pour que cela fonctionne bien, il est Il est important de sélectionner les gagnants à la fin de chaque journée, ce qui contribuera à motiver les troupes pour le lendemain si vous participez à un spectacle plusieurs jours de suite.

9°) Vérifiez la veille que tout va bien

L’aménagement d’un stand a souvent lieu la veille du jour « j ».

Alors prenez votre après-midi pour vérifier par vous-même la bonne mise en œuvre de votre futur stand, et donnez des instructions si nécessaire (après tout, personne ne connaît mieux votre stand que vous !).

Emportez avec vous les plans du stand, un sac avec des ciseaux, une multiprise… pour anticiper les problèmes de dernière minute.

Venez avec des vêtements qui ne craignent rien, car les endroits sont souvent très poussiéreux…

Envisagez également de porter des chaussures confortables pendant l’événement, surtout si l’événement dure plusieurs jours.

En effet, en piétinant, vous aurez mal aux pieds et au dos… alors anticipez avec des chaussures « classe » mais confortables (si vous n’avez pas d’autre choix que de porter des chaussures de ville, utilisez des semelles spécifiques pour améliorer le confort du pied).

Il coûte moins de 15€, mais il vous sauvera la vie !

10°) Préparez une trousse de « premiers secours »

Je veux dire par kit First Aid, une trousse dans laquelle vous trouverez de petits outils très utiles en cas de force majeure (comme dans 99% des cas !).

Mettez-le dans

  • ciseaux,
  • stylos,
  • emporte-pièces,
  • scotch (petit et grand)
  • rallonges de multiprise,
  • de patafix
  • Clés USB
  • d’aspirine

De plus, le jour de l’événement, prévoyez de petites bouteilles d’eau pour les employés ou pour les personnes qui prennent la parole lors d’une conférence.

Dans le stand, vous trouverez une machine à café (comme Nespresso), ainsi que des bouteilles d’eau (les stands des salons ont toujours de l’électricité mais pas souvent de l’eau !).

11°) Définir un clair objectif commercial

Pour réussir un événement, vous devez spécifier clairement votre objectif commercial et marketing.

Ensuite, chaque décision prise devra soutenir cet objectif principal :

  • S’agit-il de la génération de prospects (récupérer un maximum de cartes de visite, de coordonnées…) ?
  • Votre objectif est-il de faire connaître votre entreprise ou un produit spécifique ?
  • Pensez-vous que l’objectif principal est de fidéliser vos clients ?
  • Ou voulez-vous simplement gagner de l’argent en réalisant des ventes sur le salon (dans ce cas, vous devrez faire une promotion spéciale) ?

Assurez-vous que votre équipe est consciente de l’objectif, afin de ne pas avoir de dérapage…

Par exemple, si votre objectif est de réaliser des ventes et que vous offrez 40% de réduction sur le salon, vous ne devriez pas faire dire à vos représentants commerciaux qu’il s’agit de la promotion « normale » et que tout le monde peut en bénéficier même en dehors du salon.

Dans ce cas, vous faites soit une promotion post moins intéressante (ex : 30%), ou vous ajoutez un bonus valable uniquement pendant le salon (ex : un pack contenant 2 produits…).

Si votre objectif est de créer le plus de prospects possible, dans ce cas vous devez planifier un scénario pour « vous débarrasser » des personnes hors cible (consultants, autres exposants qui veulent vous vendre quelque chose, intrus qui viennent chercher des goodies…).

Par exemple, pour les consultants et les prescripteurs que vous allez rencontrer, proposez de prendre rendez-vous la semaine suivante, pour vous concentrer sur les prospects pendant les rushes.

12°) Anticiper les autres événements de l’industrie prévus pour la même période

Soyez à l’affût des autres événements de l’industrie lorsque vous planifiez votre événement.

Consultez le calendrier et assurez-vous de ne pas planifier votre événement trop près des jours fériés ou des périodes de fêtes populaires.

Il est tout aussi important de vérifier les autres événements auxquels vos participants cibles pourraient participer.

Pour ce faire, il suffit de taper lounge votre date dans Google, et regardez ce qui en ressort

Si vos concurrents organisent un événement en même temps que vous (ex : une fête, un Tour de France…), assurez-vous que votre date est antérieure, il y a toujours une priorité au premier !

13°) Anticiper les changements de dernière minute

À l’approche de la date de l’événement, des changements notoires, de petites surprises… peuvent apparaître :

  • Le nombre d’invités qui font le yoyo,
  • Le lieu qui réserve ses surprises
  • Partenaires exigeants ou retraits
  • Des invités qui ne peuvent plus venir
  • Les coûts supplémentaires non prévus sur la logistique

Et bien plus que ce que vous n’aviez pas prévu au départ.

C’est naturel et tout à fait normal tant que vous ne perdez pas de vue votre objectif principal… Une certaine flexibilité est nécessaire.

Par exemple, si l’un de vos clients qui doit témoigner avec vous au salon n’est pas disponible, essayez de trouver un autre client, un consultant, une association… qui peut effectuer un remplacement à court terme.

Pour éviter le stress, il est important d’avoir plusieurs personnes sur le projet et de demander de l’aide à la direction.

14°) Apprenez à connaître vos limites… et déléguez !

Il est vrai que votre objectif est d’organiser un grand événement.

Cependant, vous devez être conscient de ce que vous ne pouvez pas faire de façon réaliste.

Non seulement en ce qui concerne le budget, mais aussi en termes de temps.

S’il s’agit d’un grand événement, vous pouvez faire appel à une agence qui s’occupera d’une grande partie de la logistique, du choix des animations…

En revanche, si vous n’avez pas un budget important, vous pouvez contrebalancer la créativité et beaucoup de bricolage.

Par exemple, si vous n’avez pas le budget nécessaire pour avoir un grand stand lors d’un salon, demandez à vos distributeurs, partenaires… s’ils ne veulent pas partager le stand avec plusieurs (ou sous louer le support).

Vous pouvez également contacter d’autres exposants non concurrents en amont, et leur proposer un partenariat (ex : un concours, une distribution croisée de flyers, etc.) afin d’augmenter votre visibilité.

15°) Créez des objectifs SMART

Tout comme pour démarrer une entreprise, vous devez commencer par une stratégie SMART

 :

  • C’est si simple,
  • M durable,
  • Un lieu accessible,
  • R réaliste
  • T défini de manière temporaire.

Un événement est une occasion unique de faire connaître votre marque et de communiquer avec votre marché cible.

Vous pouvez également obtenir des commentaires sur votre produit.

C’est pourquoi il est important de définir l’objectif que vous souhaitez atteindre.

Respectez vos objectifs SMART et décrivez ce que vous visez, avec un certain nombre de contacts à obtenir, les participants à vos conférences…

C’est en faisant cette estimation que vous pourrez vérifier que votre appareil promotionnel est approprié ou s’il doit être modifié.

Parfois, il est encore plus pertinent de partir du résultat souhaité et de définir les actions à mettre en œuvre.

Par exemple, vous souhaitez obtenir 2 clients à 20 000€ sur un salon B2B :

  • Vous avez un taux de conversion de démo de 20 %, vous devez donc faire 10 démos.
  • Pour avoir 10 démonstrations, il faut 50 contacts qualifiés.
  • Pour en avoir 50, il faut 100 prospects.
  • Car avec 100 prospects en 1 jour,
  • Pour avoir 100 prospects en une journée, vous devez
    • participer à 2 conférences (20 inscrites à chaque fois) = 40 prospects
    • Attirez naturellement 20 personnes sur le stand
    • lancer un concours avec d’autres exposants pour avoir 10 prospects
    • distribuer des brochures à l’entrée du salon pour les conférences et le concours pour 20 personnes
    • louez la base des inscrits de l’événement ou envoyez des courriels sur votre base de prospects pour 10 autres
    • personnes …

Ensuite, assurez-vous de procéder conformément à ces objectifs.

Par exemple, pour une matinée thématique sur les mutuelles, les banques et les assurances, étant donné qu’il s’agit d’un petit secteur, il n’est guère nécessaire d’avoir plus de 50 inscrits et 30 participants.

Une petite astuce pour avoir plus de personnes à un événement « VIP » est de faire parler vos clients lors de votre événement, ce qui les « forcera » à venir .

Vous pouvez également décerner des récompenses (par exemple, trophée de l’innovation…) pour récompenser vos clients, ce qui vous donnera également une autre excuse pour les encourager vivement à venir.

16°) Développer un budget prévisionnel

Il existe plusieurs scénarios :

  • soit l’événement a pour objectif de collecter des fonds :

Vous devez savoir comment vous allez vous y prendre pour financer l’événement.

Souvent, les événements sont financés par des sponsors, des ventes de billets, des budgets marketing ou une combinaison des trois.

De plus, lorsque vous budgétisez l’événement, estimez combien d’argent vous pouvez raisonnablement collecter sur chaque support.

De plus, avant même de réserver votre chambre ou de signer un contrat, obtenez les signatures des sponsors au préalable.

Vous pouvez également commencer par vendre des billets à l’avance pour vous assurer que votre idée reçoit suffisamment d’intérêts pour la financer.

En réalisant une vente « early birds » à un prix cassé (ex : vente de places 3 mois à l’avance avec -40%), puis en augmentant les prix à l’approche de l’événement, vous créerez un sentiment d’urgence qui poussera à l’action.

Vous pouvez même proposer aux participants d’un événement qui vient de se terminer, de précommander (avec une promotion exceptionnelle, par exemple — 60%) des billets pour l’année prochaine, afin d’avoir une idée du nombre d’inscrits un an à l’avance.

fait de s’être déjà inscrit (ou les statistiques des participants de l’édition précédente), améliorera la crédibilité de votre événement auprès des sponsors. Le

  • soit l’événement est destiné à avoir de la visibilité, à générer des prospects…

Dans ce cas, vous disposez généralement d’un budget pour générer des contacts que vous travaillerez ensuite pour les transformer en prospects.

Votre budget est alors relativement « fixe », avec le stand, le point de vente, l’hébergement des employés, les discours…

Dans ce contexte, vous pouvez vous démarquer soit par des partenariats (ex : échange de flyers, concours…), soit par le marketing (ex : relations presse et influenceurs, social selling…), soit par la créativité (ex : déguisement pour vos employés…).

Si vous passez 2 heures à faire du remue-méninges avec des collègues, à chercher des idées sur le web (Pinterest…)… vous trouverez de nouvelles idées.

Par exemple, vous pouvez organiser un concours 30 jours avant votre événement avec 1 cadeau à gagner chaque jour sur Linkedin, Facebook, Twitter…

17°) Économisez de l’argent grâce aux dons en nature des commanditaires

Les événements coûtent généralement plus cher que vous ne le pensez au départ.

Le budget le plus important provient généralement des dépenses liées à la location du lieu (ex : 2000€ pour une location de chambre de qualité à Paris), sans parler de la nourriture et des boissons.

C’est pourquoi il est intéressant de cofinancer l’événement avec des partenaires qui auront de la visibilité (ex : kiosques à l’entrée, prise de parole pendant les pauses…) pendant votre événement.

Souvent, le « stand » se compose uniquement d’une table avec une nappe, et il peut être vendu pour plusieurs milliers d’euros !

Pour savoir qui inviter, dressez une liste d’entreprises, de secteurs… où vous pensez que les sponsors pourraient être intéressés à avoir de la visibilité sur vos clients et prospects (soit en payant pour un stand, soit en faisant des dons en nature pour un concours…).

Pour avoir des contacts plus efficaces, demandez à votre service marketing, à vos représentants commerciaux… s’ils n’ont pas de nom de personnes à contacter de votre part.

Vous pouvez également dresser une liste des entreprises qui ont participé à un salon professionnel, à un événement de vos concurrents… afin d’avoir une liste des entreprises qui disposent déjà d’un budget marketing.

Vous pouvez également travailler avec d’autres marques et partenaires pour mettre en commun l’organisation d’un événement.

Dans ce cas, nous parlerons de la co-organisation, du partage des coûts entre les deux entreprises, de l’organisation, de la promotion… en partageant les bénéfices (perspectives…).

Si vous êtes deux (ou plus) d’entre vous qui organisez une matinée à thème, vous réduisez les coûts de moitié et vous réduisez la charge de travail des équipes d’un bon tiers.

Remarque : ne soyez jamais plus de 3 personnes pour co-organiser un événement, sinon il devient complexe à gérer. Dans ce cas, préférez 1 ou 2 organisateurs et sponsors.

Vous pouvez proposer plusieurs niveaux de parrainage (Gold, Bronze…) avec plus ou moins de visibilité en fonction du montant payé.

Il en va de même pour les participants, si vous organisez une journée de formation, un atelier… vous pouvez vendre des tickets « VIP » avec des bonus supplémentaires.

18°) Utiliser le financement participatif pour valider l’intérêt d’un événement

Lorsque vous organisez un événement pour la toute première fois, utilisez les plateformes de crowdsourcing (ex : kickstarter.com…) pour tester l’intérêt de votre événement et réduire le risque de flop…

En publiant vos événements sur ces plateformes (en plus de votre propre réseau), vous verrez immédiatement si les gens sont prêts à payer pour participer.

Pour les encourager à s’inscrire, vous pouvez leur offrir des bonus pour les encourager à s’engager en payant à l’avance les billets pour l’événement (avec en récompense d’un accès VIP, d’un dîner avec les conférenciers…).

L’avantage du crowdsourcing est que si le nombre minimum de participants requis n’est pas atteint, l’événement n’a pas lieu.

Il est toujours plus élégant d’indiquer dès le départ le niveau à atteindre que de devoir le faire. annuler un événement en raison du manque de participants…

19°) Utiliser les médias sociaux comme caisse de résonance

Linkedin, Twitter, Facebook, Instagram… sont d’excellents outils pour promouvoir vos événements.

Si vous organisez l’événement, vous pouvez créer un hashtag unique pour communiquer à propos de cet événement.

Par exemple, vous pouvez analyser un hashtag sur hashtagify.me :

Cela vous permettra en amont de faire le buzz, mais aussi de créer un sentiment de communauté en ligne autour d’un événement.

En amont, effectuez une recherche sur Twitter en plus de vous faire savoir s’il est déjà utilisé ou non.

Placez le hashtag directement sur le site de l’événement, sur vos diapositives, dans vos discours, dans vos e-mails… et organisez un concours de Tweets (avec par exemple un tirage au sort en fin de matinée, puis de la journée).

Si vous utilisez le bouton « Partager sur Twitter » sur le site, utilisez directement le hashtag dans le texte préétabli.

Ainsi, lorsque les gens tweetent, ils font la promotion de l’événement directement sur Twitter.

Vous pouvez faire de même avec Instagram et Linkedin pour amener les gens à partager leurs photos de l’événement.

20°) Réalisez des pré-événements (teasers) en ligne pour promouvoir l’événement principal

Pour susciter davantage d’intérêt pour votre événement, faites des « teasers » en direct quelques semaines avant l’événement principal.

Vous pouvez effectuer une :

  • Facebook Live
  • Youtube en direct

Ou enregistrez simplement des vidéos en mode « arraché » en montrant les coulisses, l’ organisation… puis vous pouvez les publier sur Linkedin, Facebook, Twitter, Instagram, Youtube… en mode « avant » d’abord »

Invitez certains de vos conférenciers à participer à l’événement en ligne , ou demandez-leur simplement de se filmer en annonçant le sujet de leur conférence.

Vous pouvez rendre les choses encore plus faciles, en prenant une photo des haut-parleurs, puis ajouter les informations de la conférence, puis les marquer sur Linkedin, Facebook, Twitter…

Voici un exemple avec le Video Summit de Thomas Gasio, avec des visuels sur mesure publiés 15 jours auparavant :

L’objectif est de susciter l’envie et de donner un aperçu de ce qui attend les participants à l’événement principal. Cela suscite l’anticipation.

21°) Acheter de la publicité sur les réseaux sociaux

L’achat de publicité sur les réseaux sociaux est souvent négligé pour les petits événements.

Pourtant, les plateformes publicitaires telles que Facebook Ads, LinkedIn Ads et Twitter Ads offrent des options de ciblage très simples mais efficaces.

Par exemple, vous pouvez simplement parrainer un statut pour gagner en visibilité.

Vous pouvez travailler plus dur pour atteindre votre public cible dans votre situation géographique en ciblant par centres d’intérêt, par poste…

Vous pouvez également cibler sur Facebook Ads et Google Ads les non-ouvreurs de votre e-mail promotionnel ou retarge les personnes qui ont visité la page d’inscription, sans s’inscrire.

La bonne nouvelle, c’est qu’un petit budget suffit et que le retour sur investissement peut être facilement mesuré.

22°) Utilisez YouTube pour promouvoir votre événement

YouTube est le deuxième plus grand moteur de recherche au monde après Google (et le deuxième réseau social après Linkedin), il ne faut donc pas l’oublier.

La première chose à faire est de valoriser les éditions passées de votre événement ou des événements similaires pour assurer le succès de vos événements futurs.

Pour ce faire, vous devez mettre en ligne des vidéos de vos événements précédents ou des entretiens avec vos conférenciers sur Youtube.

C’est un excellent moyen de convaincre les participants potentiels de participer ou de réserver leur place.

La vidéo fournit des indices visuels importants, qui ont un impact significatif sur le processus de prise de décision des clients potentiels.

Ce qu’il est conseillé de faire, c’est de réaliser une vidéo pendant l’événement en interviewant le les participants pour leur demander ce qu’ils en pensent.

Sinon, prenez des photos de l’événement de l’année précédente et effectuez un montage rapide avec une musique de fond sur un site comme Animoto.com

23°) Plan d’urgence… que faire en cas de problème ?

Imaginez l’événement, étape par étape, et faites une liste en deux colonnes :

  • ce qui pourrait mal tourner dans une colonne
  • et votre plan d’urgence pour corriger le problème dans la seconde.

L’objectif est d’être prêt à affronter l’imprévu.

Le système de sonorisation pourrait-il tomber en panne ? Votre conférencier principal pourrait-il se retirer ? … comment vous en sortez ?

Anticipez ce qui pourrait mal tourner avec votre plan B… Par exemple, avec des personnes qui sont la sauvegarde de la personne à animer.

En effet, l’expérience montre que la planification est la meilleure méthode pour réussir un événement, mais cela ne suffit jamais… Il y a toujours quelque chose d’inattendu.

Vous devez donc planifier des alternatives.

Cela vaut pour la restauration, l’impression, l’hébergement des clients, les prévisions météorologiques, les divertissements et plus encore.

24°) L’équipe : Qui va vous aider ?

Quelle que soit la taille de votre entreprise, essayez toujours de déléguer les responsabilités de l’événement entre plusieurs personnes, mais toujours avec un cadre supérieur.

C’est pourquoi vous devez mettre en place une équipe de projet composée de plusieurs personnes du département.

Avoir une seule personne responsable de chaque détail de l’événement ne fonctionne généralement pas bien, car ils auront une pression énorme pour ne rien oublier (et donc elle ne va pas pouvoir tout vérifier dans les détails), alors que ce n’est pas forcément son travail.

Dans la mesure du possible, laissez les gens prendre soin des secteurs qu’ils aiment.

Par exemple, laissez le marketing gérer les invitations, quelqu’un de la comptabilité gérer les horaires et le budget…

Lorsque quelqu’un apprécie ses responsabilités, il les assumera avec plus de succès.

Toutefois, déléguer ne signifie pas un manque de contrôle  : assurez-vous que les employés et les fournisseurs font bien leur travail et qu’ils ne s’y occupent pas trop rapidement car ce n’est pas une mission prioritaire.

Tant que les gens savent qu’ils devront faire un rapport chaque semaine, ils sont moins susceptibles de faire des choses à la dernière minute…

Planifiez donc des points de progression réguliers pour inciter les gestionnaires à avancer entre les réunions.

25°) Recueillir des informations dans un document de projet

Le document de projet vous permet de rassembler toutes les informations dans un fichier spécifique sous Word ou Google Docs qui sera la « bible » de référence sur l’événement.

Au fur et à mesure, vous pourrez l’enrichir de nouvelles informations et communiquer le lien aux autres parties prenantes (en consultation ou par écrit).

Le document de projet doit être partagé avec un accès en lecture/écriture pour tous les membres de l’équipe (sur Google Docs, un fichier Word sur Dropbox ou Google Drive…).

Le document de projet de l’événement comprend :

  • Coordonnées des organisateurs, partenaires…
  • Les objectifs de l’événement (affaires, nombre de contacts à nouer…)
  • Informations logistiques (lieu, départ, heures de fin, pauses, nourriture…)
  • Le point de vente qui sera utilisé (Kakémonos, affiches…)
  • Les cadeaux qui seront offerts
  • Les badges utilisés (impression, mise à jour…) et la fiche de participant
  • Comment se déroulera l’inscription (formulaire, message de confirmation, e-mail de notification…)
  • Participants et intervenants
  • Courriels, affiches… utilisés
  • Objectifs de promotion (par exemple, fichiers internes…)
  • Le plan promotionnel de l’événement (fichiers internes, publicité…)
  • Le budget total (avec les dépenses et les recettes…)
  • Promotions qui y seront faites (ex : — 30 % sur un spectacle)
  • Les rapports des différentes réunions de préparation avec les actions de chacun

En plus de ce fichier qui vous permet de suivre les actions, n’oubliez rien… vous pouvez éditer un livret papier que vous emporterez au salon avec les informations clés  :

  • Les numéros de téléphone des personnes présentes sur le lieu de l’événement, des stands qui auront installé le stand…
  • Les numéros de téléphone de vos collègues qui seront présents
  • Logistique (ce qui manque au déjeuner, le calendrier des présences et la présence à l’heure du déjeuner…)
  • À qui envoyer les informations publicitaires, les demandes des journalistes, les CV…

Ce livret permet à toutes les personnes présentes sur le stand (hôtesses…) de répondre aux questions les plus fréquentes.

Quelques conseils marketing pour organiser un Tour de France

Un « Tour de France » en jargon événementiel consiste à reproduire un événement dans plusieurs villes de France.

Par exemple, lorsque je travaillais chez Ciel, chaque année, nous faisions un Tour de France « Revendeurs », avec une présentation que nous avons donnée au cours d’une matinée dans une douzaine de villes de France.

L’organisation d’un Tour de France permet d’entrer en contact avec ses clients, partenaires… mais cela demande un grand effort de préparation.

Voici quelques conseils simples et concrets pour réussir votre Tour de France.

1 — Attention aux flèches et surtout à l’entrée avec de GRANDS panneaux

L’une des erreurs est de planifier un endroit très agréable ou original dans la région, mais d’oublier d’envoyer un plan détaillé par email/site web…

Et ne comptez pas uniquement sur le GPS de vos invités, car d’une part il y a toujours des événements imprévus sur la route (déjà vus à Bordeaux où un superbe château rénové ne figurait sur aucune carte GPS…), mais aussi parfois les lieux ne sont pas très visibles en voiture.

Il est donc nécessaire d’afficher des panneaux et des affiches de l’extérieur pour montrer que l’événement est Là-bas.

Cela permet d’éviter de faire une mauvaise impression avant même de commencer, avec des invités qui vous diront « C’était compliqué à trouver »/« Je suis passé 3 fois devant sans le voir »/…

Il faut donc :

  • Spécifiez un nom de rue clair
  • Planifier une capture d’écran d’une carte sur Google Maps
  • Afficher sur le site une photo extérieure du lieu
  • Vérifiez que les coordonnées sont reconnues par Google Maps/Waze.

2 — Choisissez un lieu facilement accessible, plutôt qu’un lieu prestigieux .

Souvent, nous essayons de donner envie aux gens de les inviter à venir en réservant un lieu très original.

Par exemple, lors d’un Tour de France sous le signe du changement, nous avons loué des salles dans des observatoires partout en France, ce qui était très original.

Le problème, c’est que ces observatoires étaient tous situés au centre-ville, et sans aucun parking public… ce qui a toujours été un vrai problème pour les invités.

De même, fuyez les centres-villes des grandes villes comme Marseille… qui sont de véritables pousseurs pour tous les extérieurs s’il n’y a pas de parking minimum à proximité.

Un exemple concret est un grand hôtel à Marseille près de la plage qui est magnifique, mais où il faut au moins 1 heure pour y accéder avec des embouteillages, sans parler des difficultés de stationnement.

Vérifiez toujours que le stationnement peut se faire facilement, que ce soit sur place ou à proximité.

Si vous souhaitez attirer des détaillants, des VIP… Préparez une matinée ou une soirée motivante et innovante avec une animation originale qui servira de thème et de guide de communication.

Le bonus peut être une conférence, un atelier de cuisine moléculaire, un magicien, un dessinateur… N’oubliez pas que tout le monde doit repartir avec un cadeau.

Idéalement, un bon Tour de France comprendra des lieux originaux, des cadeaux pour tous et une animation bonus dont on se souviendra.

L’animation peut être un concours de baby-foot (par ex. lors d’une coupe de football), un Poker d’animation (par exemple, vous lancez un nouveau produit…).

Ne soyez pas avare de nourriture ou de friandises, les gens se sont déplacés pour vous voir (alors que leur temps est précieux), le moins que vous puissiez faire est de les remercier…

Si possible, visitez le site en personne avant de réserver.

Cela vous donnera l’occasion de vous faire une meilleure idée de l’espace disponible, plutôt que de tout mettre sur une visite virtuelle avec de simples photos du lieu.

Au cours de votre visite, vérifiez si :

  • L’endroit est aussi agréable que sur les photos,
  • L’endroit est facilement accessible à tous et les places de stationnement sont suffisantes,
  • Il y a un support technique qui sait comment faire fonctionner l’équipement,
  • Vous pouvez organiser la salle de conférence en fonction de vos préférences,
  • Il existe une connexion Wi-Fi transparente (ou 4G),

Vérifiez également si une autre conférence a lieu en même temps (ce qui peut entraîner de longues files d’attente dans le vestiaire, toilettes ou buffet).

Sachez également que la communication tout au long du processus est essentielle :

  • Avoir un plan d’action clair pour tout ce qui doit être fait avant l’événement,
  • Notez toutes les coordonnées des fournisseurs, traiteurs, conférenciers, etc.
  • Confirmez les dispositions par téléphone par e-mail,
  • Rappelez à tous les participants les dates limites
  • Faites des rappels téléphoniques (pas seulement des courriels) pour réduire le taux d’affichage immédiat (les personnes qui ne viennent pas)

Vous êtes responsable du succès global de l’événement, rien ne doit être oublié.

Une bonne astuce est d’imaginer dans sa tête (comme dans un film !) , tout ce qui doit se passer, avec les interventions, les équipements…

Cela permet de revoir le soir, le matin… avec les moments forts, et de vérifier que rien n’est oublié.

3 — Préparez le PDV pour personnaliser votre espace

Lorsque vous arrivez dans un lieu, vous devez en prendre possession au sens propre comme au figuré.

Au sens figuré, la prise de possession consiste à lier le lieu à la présentation (ex : termes, vocabulaire…).

Littéralement, il s’agit de faire de ce lieu le vôtre pour la durée de l’événement , il s’agit donc de le décorer avec des affiches, un kakémono, des boîtes géantes (le coût d’une grande boîte d’un produit est d’environ 80 €/pièce)… pour décorer la pièce à vos couleurs.

De plus, placez des styles, des blocs-notes, des blocs-notes… sur les sièges pour marquer votre territoire.

4 — Apportez des micros à cravate, des micros sans fil et des haut-parleurs pour entendre vos interventions

En effet, même dans une pièce de 40 m², il est important de prévoir un minimum de système sonore.

Ces outils les empêcheront d’avoir la voix cassée au bout d’une heure.

En effet, même si vous pensez avoir une voix qui porte, avec des bruits de fond, la foule… vous ne pourrez pas pour être entendu depuis le fond de la salle.

Assurez-vous que ceux qui se trouvent dans les dernières rangées apprécieront si vous avez un PA.

Un microphone et un haut-parleur debout sont bon marché, mais ils servent beaucoup.

Par exemple, lorsque je dirige des ateliers à Courbevoie, la salle est petite (40 m2), et pourtant chaque fois que j’ai besoin d’un micro car avec 40 personnes présentes dans la salle, il y a toujours un bruit de fond.

Lorsque vous faites une présentation dans une salle plus grande, pensez également à la lisibilité de vos diapositives… évitez les textes trop petits…

5 — Définissez la visibilité de vos partenaires

C’est d’abord et avant tout votre événement, c’est donc vous qui devrez être au centre de l’attention, vos partenaires n’ont qu’à profiter de cette occasion pour présenter leurs offres.

Ils ne devraient donc jamais finir la matinée, ni avoir un temps de parole trop long (ils peuvent peut-être parler juste avant une pause ou entre deux de vos discours).

Pour éviter les déceptions, vous devez définir par écrit la visibilité (ex : logo sur les courriels…), les mots pris lors des présentations, les « stands » à exposer, le partage des listes d’abonnés (ou non)…).

Si vous avez des partenaires et que vous organisez une matinée, faites une pause à 10h30 pour permettre à vos clients de visiter les stands de vos partenaires (et de souffler un peu).

Si vous organisez un événement de 9 h à 11 h (2 heures), il n’est pas nécessaire de faire une pause.

6 — Réalisez vos interventions avec deux conférenciers

Évitez de mettre votre public en sommeil pendant les présentations.

C’est pourquoi il faut privilégier les duos, par exemple une personne qui fait la démo et l’autre qui pose des questions, cela permet de faire des présentations plus vivantes.

7 — Si vous organisez un Tour de France avec beaucoup d’équipement et de participants, faites appel à une étape gérant

Le responsable effectuera l’installation et le démontage pour vous, cela vous évitera beaucoup de stress et de fatigue.

De même, faites appel à une ou deux hôtesses qui accueilleront, distribueront des badges et passeront le micro lors des questions et réponses.

Cela ne vous coûtera pas plus de quelques centaines d’euros, et vous serez moins stressé (faites appel à une agence d’hôtesse locale pour recruter).

Pour les membres de l’entreprise, fournissez-leur un « Road Book » avec les hôtels où dormir ( horaires de train/avion) et les lieux des présentations.

Vous serez vraiment surpris par le fait que les employés d’une entreprise, même à des postes très élevés, doivent être guidés comme des enfants…

Remarque : pour réduire vos coûts, il est conseillé de mettre en commun les taxis, les transports… entre les équipes en indiquant les trains à prendre, les hôtels à réserver (pour vous et vos partenaires). Plus vous êtes nombreux, plus vous pouvez négocier les prix. Idéalement, prenez le l’hébergement dans le lieu de l’événement, cela permet de gagner beaucoup de temps même si c’est un peu plus cher.

8 — Avoir toujours deux vidéoprojecteurs (un dans la pièce et un ordinateur portable que vous prévoyez au cas où), ainsi qu’un PC de rechange .

Si vous organisez votre événement dans une salle qui n’est pas spécialisée dans les événements, anticipez les problèmes de vidéoprojecteur.

Par exemple, faites attention aux différentes vues des présentations sur PC et sur MAC.

Selon les PC et les systèmes d’exploitation, l’affichage sur des vidéoprojecteurs est parfois capricieux.

Veillez également à vérifier la résolution et la sortie de l’ordinateur portable (adaptateur VGA, HDMI, Mac/PC…). Les nouveaux PC n’ont plus de prise VGA, alors vérifiez que vous disposez d’une prise HDMI.

Pour vos Powerpoints, préférez toujours le 16:9 (horizontal) et non le 4:3 (TV).

La fourniture d’un second vidéoprojecteur est particulièrement vraie dans les endroits qui ne sont pas habitués à recevoir.

Vous pouvez prendre un vidéoprojecteur « micro » qui tient dans un petit sac et que vous pouvez transporter sans vous casser le dos.

Remarque : parfois, les lieux vous proposent de louer des vidéos de projecteur à des prix déraisonnables. Dans ce contexte, vous devriez plutôt les louer à la journée auprès d’organisations spécifiques.

9 — Filmez l’une de vos interventions, puis diffusez-la sur votre site Web et Youtube

Cette rediffusion permettra aux personnes présentes de revoir votre intervention, et aux absents d’avoir la majeure partie de l’intervention.

Cependant, n’ajoutez jamais la session de questions/réponses, sinon les absents ne verront pas l’intérêt de venir car tout est disponible en ligne !

Si aucun enregistrement n’est possible, utilisez simplement votre smartphone pour capturer du son (vous ajouterez des images au montage pour créer une vidéo).

Si le son est trop mauvais, faites une transcription.

10 — Commencez l’inscription dès que

possible

Comme le taux d’absentéisme est généralement de 40 à 60 % par rapport au nombre d’inscriptions, prévoyez plusieurs niveaux de stimulation.

Par exemple sur J-7 (appel téléphonique de confirmation), J-3 (envoi d’un e-mail avec le forfait), J-1 par téléphone et J-0 par SMS.

Commencez à vous inscrire à l’événement dès que possible. Vous pouvez révéler des détails (conférenciers, agenda, ateliers, etc.) en cours de route. L’utilisation de ces informations suscitera l’intérêt et l’engagement de votre public.

Offrez également une réduction, des bonus… aux personnes qui s’inscrivent en premier.

11 — Demandez à vos participants de s’inscrire eux-mêmes

Ce sont les participants eux-mêmes qui doivent remplir le formulaire.

Évitez autant que possible de remplir les informations d’inscription.

Si vous les inscrivez pour eux (ex : au téléphone…), ils auront moins de scrupules à ne pas venir, et surtout vous risquez de voir vos représentants commerciaux les enregistrer « de force » pour atteindre leurs objectifs (très courant si vous utilisez des centres d’appels externes…).

12 — Ne sous-estimez pas l’importance de la nourriture

Faites attention à la qualité des petits fours si vous organisez une collation lors de votre événement.

Il faut prévoir entre 3 (très bon marché) et 6 petits fours (généreux) par personne… sachant que les traiteurs mettent généralement moins car le nombre de présents est généralement inférieur aux attentes.

Portez également une attention particulière aux repas servis pendant l’événement.

Même les meilleurs orateurs ne compenseront pas la mauvaise nourriture.

Mener une enquête auprès des participants sur leurs allergies, intolérances et préférences alimentaires (par exemple, plats végétariens…).

Assurez-vous que la nourriture est excellente et qu’il y en a assez pour tout le monde.

Choisissez de la nourriture locale, c’est frais, c’est mieux et ce sera un régal pour les personnes qui ont voyagé pour assister à votre événement.

En offrant des plats locaux, vous soutenez également l’économie locale et vous rehaussez l’expérience globale de l’événement.

Cependant, ne prévoyez pas trop d’alcool… l’époque où les participants buvaient trop lors de fêtes est révolu…

13 — À la fin de votre Tour de France, faites toujours un débriefing pour analyser avec vos équipes ce qui a fonctionné ou non

Rencontrez l’équipe (et tous les participants) et analysez ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré.

Pour éviter les effets négatifs et démotivants, demandez toujours d’abord un avis général, puis les éléments positifs, puis les choses à améliorer.

Vous pouvez également vous fier aux données de l’enquête de satisfaction post-événement (ex : si vous organisez une journée client ou une journée portes ouvertes, vous devez remplir une enquête de satisfaction à la sortie de l’événement ou par e-mail 24 heures plus tard), sur les commentaires sur les réseaux sociaux, sur votre propre opinion, sur le bouche à oreille… pour mesurer le succès de le événement.

Soyez honnête et objectif, le but est de faire mieux !

14 — Si vous louez un hôtel ou une chambre dans un lieu exceptionnel, faites attention à ne pas enlever les affiches sur les murs…

Le ruban adhésif double face adhère très bien, mais il a également tendance à déchirer le tableau.

Préférez le Patafix qui colle aussi bien mais qui est plus facile à décoller.

15 — Méfiez-vous des lieux prometteurs mais beaucoup moins chers que la concurrence. ..

Parfois, il y a des surprises à l’arrivée dans la salle.

Voici un exemple concret à Aix-en-Provence : un hôtel 3 étoiles nous avait accueillis pour un prix très modeste… Nous avons compris pourquoi : l’endroit venait de rouvrir après 2 ans sans occupation, les murs des salles de réunion étaient sales et ça sentait fortement le moisi… sans parler des toilettes dans un état lamentable !

16 — Il faut toujours compter 15 à 30 minutes entre le début théorique et le début démarrage réel

Les Français sont toujours en retard !

Mais ne commencez pas beaucoup plus tard, sinon vos invités seront en retard la prochaine fois, et ceux qui arriveront à l’heure ne seront pas contents…

Par exemple, indiquez « portes ouvertes » ou « Bienvenue » à 8 h 30, puis commencez à 9 h pour commencer à 9 h 15 maximum.

De plus, vous aurez besoin d’un animateur qui fera un peu le « Mr Loyal » et animera l’événement (passage de microphones, questions/réponses…).

Un maître de cérémonie charismatique engagera et dynamisera la foule, maintiendra l’événement dans les délais prévus et réagira à tout changement s’il se produit.

17 — Placez sur les chaises des participants 1 crayon 1 bloc-notes votre questionnaire de satisfaction (pour améliorer vos performances si nécessaire)

Vous pouvez envoyer une étude de satisfaction par e-mail par la suite, mais vous n’aurez pas de réponses à 100 % contrairement à un formulaire papier pendant l’événement.

18 — Nom d’utilisation badges

Imprimez votre liste des inscrits (score à l’entrée) et fournissez des badges (différents des badges pour les membres de la société).

Les badges nominatifs sont essentiels pour faciliter la mise en réseau et la connexion.

Vous pouvez également utiliser un outil en ligne pratique pour créer des badges de qualité professionnelle en cinq minutes.

N’oubliez pas non plus d’ajouter des codes QR et des intérêts ou des secteurs d’activité des participants sur les badges.

Ces outils seront utiles pour l’inscription rapide et le réseautage des participants.

19 — Configuration et réglages

Si vous organisez une matinée simple (juste votre entreprise sans autre haut-parleur, sans système audio et toute la présentation se déroulant dans la même pièce), vous pouvez arriver 1 heure avant le début pour effectuer les réglages et les réglages .

Mais si vous avez un PA et des microphones à régler, des stands partenaires à installer ou plusieurs salles à configurer gérer… mieux vaut arriver la veille pour se préparer tout et ne pas être stressé par les événements imprévus de dernière minute.

Le principe est de prendre possession de la chambre la veille, de faire quelques tests et de l’installation de base, puis de se rendre dans un restaurant rapide et de se coucher tôt !

20 — Communication avec les sponsors et les exposants

Vous pouvez créer une charte graphique adaptée à l’événement (ex : reprendre le thème du matin, les codes graphiques du lieu, les expressions du secteur…).

Cela vous permet de faire plus d’événements, et pour cela, vous pouvez créer :

  • un masque Powerpoint
  • un modèle d’emailing
  • flyers dédiés
  • un logo spécifique

Il donnera un parfum de mystère à votre événement.

21 — Proposez des promotions, des formations… exceptionnelles pour remercier les gens d’être venus.

L’objectif est de pousser les gens à passer de l’ordre tant que les gens sont motivés .

En effet, s’ils ont fait le voyage pour vous voir, c’est parce qu’ils sont au moins motivés.

Si vous proposez des promotions sur votre formation… donnez aux participants suffisamment de temps pour gérer leurs horaires et libérer du temps (partez au moins 3 semaines avant le début de la première formation).

22 — Vos concurrents font également un tour de France ?

Faites votre tour de France avant vos concurrents pour ratisser le plus large possible et couper l’herbe sous leur pied.

Il a toujours l’avantage d’être le premier à parler.

23 — Classez vos clients par catégorie pour inviter les plus importants à venir.

Faites une analyse des différentes catégories de clients à attirer et fixez des objectifs en fonction de chaque type de client.

Par exemple, X grands clients, X petits clients…

Sinon, vos commerciaux auront tendance à inviter ceux qui sont les plus disponibles, c’est-à-dire souvent de petits clients, consultants…

24 — Utilisez tous vos outils marketing pour communiquer

Pour vos invitations et vos rappels, il ne s’agit pas seulement de courriels…

Par exemple, une carte postale papier envoyée par la poste, une bannière publicitaire sur votre site, des newsletters professionnelles de sponsoring, de la publicité dans un magazine Pro, des e-mails, un mini-site, une relance téléphonique interne et externe, des concours pour les vendeurs (concours du nombre de inscrits…).

25 — Améliorez la visibilité et les visuels de vos Powerpoints

Il est recommandé de fournir un modèle pour toutes les parties prenantes, et que tous (même vos partenaires) utilisent le même support.

Vous devez également relire les diapositives au moins 4 jours avant, afin d’avoir le temps de les relire pour corriger les erreurs…

Attention si vous êtes plus de 100 personnes, une présentation Powerpoint (PPT) doit être très lisible.

26 — Planifiez un dispositif de « médias sociaux » pour faire le buzz avant, pendant et après l’événement

Il est très compliqué d’animer l’événement, de faire des interventions… et de faire le buzz sur les réseaux sociaux.

Il est donc nécessaire de déléguer à plein temps pendant l’événement une personne qui sera chargée de prendre des photos, des vies, des interactions sur Twitter/Facebook/Linkedin/Instagram…

Utilisez les applications mobiles de votre smartphone pour réaliser des animations, des mini-montages vidéo… que vous pouvez publier en direct.

Si vous avez connu des orateurs, vous pouvez les identifier sur les photos/vidéos.

Créez des pages de destination exclusives pour votre événement avec toutes les informations nécessaires (par exemple, dates, billets, conférenciers, ateliers, lieu, carte).

Si vous démarrez la promotion plus tôt et que vous n’êtes pas encore prêt à partager tous les détails, vous pouvez créer une page d’accueil « Save the Date » avec des informations de base et un formulaire Web, afin que les personnes intéressées puissent s’inscrire et recevoir des mises à jour régulières.

Planifiez une séquence d’automatisation du marketing par e-mail qui vous rappelle l’événement et révèle progressivement les informations à votre public.

27 — Trouver des partenaires et les motiver à communiquer également sur leurs bases de contact

Établissez des partenariats avec des entreprises, des communautés, des influenceurs et des organisations pour soutenir ou parrainer votre événement.

Assurez-vous également de profiter de leur communauté pour promouvoir l’événement, plus vous en parlerez !

Utilisez également des associations locales pour promouvoir votre événement.

Trouvez des partenaires locaux, des forums, des réunions et des groupes Facebook ou LinkedIn pour trouver vos participants potentiels.

28 — Rassemblez une équipe solide

Définissez le rôle de chacun au cours de la matinée.

Assurez-vous également que l’équipe de la réception est au courant de :

  • Où sont tous les emplacements stratégiques (tels que les vestiaires et les toilettes),
  • Devriez-vous envoyer des présentations et des enregistrements vidéo de vos présentations ? Si oui, quand le ferez-vous ?
  • Le réseau Wi-Fi et le mot de passe,
  • Où se déroulent les différentes parties de la conférence.

Pour un événement de 300 participants, il faut au moins 5 personnes à la réception pour offrir un service cinq étoiles.

29 — Pousser la pratique avant la théorie

Si vous faites des présentations de produits, impliquez si possible des clients qui donneront leur avis.

Utilisez autant d’exemples concrets, de témoignages de clients, de statistiques et de résultats de campagne pour vous assurer que vos discours sont crédibles pour le public.

Proposer le développement des compétences et l’expérience pratique : ateliers, consultations, sessions de formation, tables rondes, etc.

Apprendre quelque chose de pratique permettra à un employé pour justifier sa participation à son manager.

Pour être sûr d’intéresser tout le monde, les ateliers du programme se déroulent en parallèle avec différents thèmes (ex : à 10 h, 3 ateliers en parallèle…).

Si vous pouvez proposer suffisamment de défis et de valeur ajoutée, les ateliers thématiques sont les principales raisons de participer à un événement.

30 — Restez en contact avec les participants et les parties prenantes

Restez en contact avec les personnes qui ont participé à vos événements. Envoyez-leur des liens vers des enregistrements vidéo de présentations…

Offrez-leur un prix spécial pour les événements à venir et demandez-leur d’inviter leurs amis.

Vous pouvez utiliser les médias sociaux pour créer une communauté dynamique autour de vos événements.

groupes privés sur Facebook et Linkedin Les sont non seulement un excellent moyen d’établir des liens entre l’organisateur et les participants, mais ils permettent également aux gens de réseauter et d’établir des relations pendant et après l’événement. (ou même avant).

Le programme classique d’une soirée matinale

Voici un programme classique d’une démonstration matinale, d’un petit-déjeuner…

7 h 30 à 8 h : arrivée des équipes sur place pour finaliser les derniers détails.

La veille ou la semaine précédente, vous serez déjà venu sur place pour déposer les documents ou localiser les lieux.

8 h 30 : Accueil avec café et pâtisseries

Ne commencez pas votre événement à 9h, d’une part pour éviter les embouteillages, et d’autre part en accueillant à 8h30 et à partir de 9h, vous vous donnez le temps de faire entrer les gens, de les laisser aller aux toilettes…

C’est le moment essentiel pour prendre la température, demander aux participants ce qu’ils attendent de vous… Conservez quelques noms, anecdotes, questions… pour utiliser votre intervention comme référence.

9h15 : départ réel de la matinée (sachant que 9h sera officiellement annoncé dans le programme).

Le début de la matinée commence par le résumé, la présentation des conférenciers…

N’attendez pas plus que 9h15, sinon vous serez en retard toute la matinée et les gens à l’heure se sentiront dévalorisés.

Si vous constatez qu’à 8h45 vous n’avez pas assez de monde, faites un rappel par SMS ou par téléphone des inscrits, souvent un simple appel téléphonique suffit à les diriger vers le bon chemin…

9h20 : début de la présentation (avec 2 personnes pour plus de dynamisme)

10h20 : fin de la première intervention (avec dans les 10 dernières minutes une séance de questions/réponses, et éventuellement des interventions de vos partenaires).

Si vous pensez que vous n’avez pas de questions, préparez les questions à l’avance et prétextez une question qui aurait été posée au café par un participant juste avant de commencer la matinée.

Si vous êtes dans une atmosphère tendue (ex : clients mécontents, distributeurs exigeants…), au lieu du séance de questions/réponses dans le public, suggérez à 3 ou 4 personnes sélectionnées parmi le public de venir poser les questions et réponses sur le plateau. Cela vous donnera une bonne maîtrise de la parole.

10 h 20 à 10 h 30 : pause de 15 minutes.

10h35 : Deuxième intervention.

11h35 : fin de la matinée

Vous indiquez ce qu’il faut retenir et les appels à l’action (ce qu’ils doivent faire maintenant, cette semaine et dans un délai d’un mois).

11 h 40 : Animation.

Cette animation est le côté ludique et relaxant qui permet d’une part d’encourager les gens à venir, mais aussi de les remercier d’avoir déménagé.

12h15 : Cocktail de clôture.

13h30 : fin de matinée et récupération des questionnaires de satisfaction à la réception (ainsi que des badges).

Voici le matériel à utiliser pour 1 présentateur et 2 démonstrateurs :

  • 1 console de mixage (entrée de gamme) pour microphone et son
  • 2 haut-parleurs sur un support,
  • 2 microphones sans fil et microphone cravate (ou micros sur pied),
  • 1 écran pour vidéoprojecteur (2,25 m par 3),
  • 1 projecteur 16:9 (1024 x 768 mini) avec prise VGA et HDMI (fournir un adaptateur MAC et des câbles de 2 mètres),
  • 1 x Zapette pour PC (pour passer les diapositives sans toucher le PC),
  • 1 appareil photo numérique/smartphone (pour prendre des photos de l’événement, ou mieux le film ou l’enregistrer sous forme de podast).
  • Dans les options :
    • un bureau (pratique pour prendre des notes ou pour les personnes qui n’ont pas l’habitude de parler en public)
    • une urne pour un concours.

Le budget pour une série de matinées est nécessairement très variable, mais voici les principaux postes de dépenses pour une petite matinée :

  • location de la salle (1000 à 1500€ dans la région, 2000 à 3500 euros à Paris),
  • nuit d’hôtel (80€ mini),
  • train/avion (100€),
  • taxi (45€),
  • goodies clients (2€ x personnes, par exemple un bloc et un stylo),
  • un joli cadeau avec tirage au sort (fournir 5 lots, avec 1 jackpot)

Pour la décoration, voici quelques exemples de points de vente :

  • affiches (éventuellement imprimées au format A3 sur une imprimante couleur),
  • kakémonos,
  • des plaques pour indiquer l’emplacement (flèches vers la gauche et droite),

Quelques conseils supplémentaires pour les salons professionnels

— En fonction de l’objectif de votre émission, organisez un concours pour générer du trafic (mais attention, il ne sera pas qualifié si vous offrez des prix grand public).

— Dans un salon, si vous faites des démonstrations de produits, utilisez un grand écran plat collé au mur et du son pour attirer la barge. Utilisez un micro casque avec haut-parleurs pour donner de la voix. Ne faites pas de démonstration de vidéos ou d’auto-rotation, ce que les gens veulent, c’est en direct avec de vrais clients.

— faire imprimer des livres blancs sur papier pour les remettre aux visiteurs, le « livre » ayant toujours un impact très important.

Comment faire pour avoir de la presse & les retombées des influenceurs lors d’un salon professionnel ou d’un événement ?

salons professionnels, les journées clients, les journées portes ouvertes… sont des moments très importants en matière de relations avec la presse, car vous pouvez attirer des journalistes. Les

Surtout si vous ne faites pas la promotion du « pur et dur », et que vous avez par exemple des clients qui témoignent, la publication d’une étude sectorielle…) et des influenceurs (blogueurs, prescripteurs…).

En effet, la participation à des salons permet aux journalistes de rencontrer en même temps de nombreuses entreprises, de discuter avec les clients, de voir des nouvelles…

Vous pouvez également profiter de l’occasion pour inviter vos contacts journalistes aux principaux salons annuels de votre secteur d’activité.

Pour y arriver, il faut y travailler plusieurs mois à l’avance (surtout pour avoir des clients qui témoignent) et développer une stratégie créative optimale.

Leur objectif est d’attirer le plus d’attention possible grâce à des cas clients innovants et de tirer parti de la arrivée des clients au salon pour enregistrer des témoignages vidéo ou faire des résumés écrits de leur participation.

Voici donc quelques idées à considérer pour votre prochain spectacle.

1°/ Faire un communiqué de presse avant le spectacle

Devrions-nous envoyer un communiqué de presse avant le salon pour annoncer les nouveaux produits qui seront dévoilés ?

La réponse est délicate et dépend bien sûr de la nouveauté en question.

Dans certains cas, cela peut être utile pour motiver les journalistes et les lecteurs à venir sur votre stand, en particulier pour les titres qui publient des dossiers d’avant-exposition.

L’autre point est que vous pouvez profiter d’un salon professionnel pour amener le journaliste à une conférence, pour obtenir les résultats d’une enquête sur votre secteur d’activité…

Cela permet au journaliste de profiter de l’émission pour obtenir des informations de qualité.

Par exemple, vous pouvez inviter des journalistes à venir discuter avec le client d’un cas pratique. juste après une conférence.

En revanche, si vous êtes simplement présent à un salon avec un stand sans autre annonce, il n’est pas nécessaire de faire un communiqué de presse.

Il ne sert à rien de trop communiquer car l’effet de surprise est diminué et ensuite parce que souvent, nous sommes cités dans le dossier qui annonce mais pas dans celui qui passe en revue l’émission.

Cependant, le second a encore plus de poids.

Si vous avez une annonce importante, vous pouvez organiser un point de presse ou un événement de presse lié à l’événement (par exemple, une soirée presse, un déjeuner…). C’est un excellent moyen d’attirer l’attention des médias avant, pendant et après l’événement.

Pour que cela fonctionne, vous devez organiser un événement important (pas seulement une sortie de produit), et vous devez faire du lobbying auprès des journalistes afin de les motiver… Sachant qu’une petite publicité dans le magazine permet souvent d’avoir une oreille attentive de la part des journalistes juste avant un spectacle.

Si vous ne parvenez pas à attirer des journalistes à votre événement, écrivez 2 communiqués de presse : le premier lorsque vous annoncez votre participation au salon et le second (écrit dans le passé) le jour de l’événement.

Vous devrez ensuite travailler en tant que journaliste afin de transmettre l’histoire que vous souhaitez raconter.

Incluez des opinions sous forme de citations de présentateurs, d’artistes, d’organisations participantes et d’organisateurs d’événements.

Remarque : il s’agit surtout de petits sites d’information qui reprennent intégralement les communiqués de presse. Pour en profiter, optimisez le titre de votre communiqué de presse en fonction des mots-clés que vous recherchez (ex : le nom de votre produit l’activité du secteur…).

2°/ N’oubliez pas l’espace presse pour vos entretiens et soumettez vos documents

Dans la plupart des salons, il existe un espace presse où journalistes, blogueurs, influenceurs… peuvent venir prendre un café et faire des interviews écrites ou vidéo.

C’est un espace clos, dans lequel les journalistes peuvent également trouver des informations.

Il est donc intéressant de mettre vos documents de presse sur les tables soit à l’avance, soit le jour de l’ouverture, pour s’assurer que vos informations seront utilisées par les journalistes.

Personnellement, je m’y rends tous les matins pour m’assurer qu’aucun communiqué de presse ou dossier ne manque.

C’est également le moment de repérer des blogueurs, des journalistes… qui sont soit seuls à écrire du contenu, soit au cours d’une interview.

Dans ce cas, mettez-vous patiemment à côté et attendez la fin de l’entretien pour présenter également votre entreprise.

Vous pouvez également utiliser cet espace pour réaliser vos propres entretiens avec vos clients, journalistes…

Une fois que vous avez envoyé votre communiqué de presse ou que vous avez parlé avec un journaliste, il est très important de faire un suivi téléphonique.

Laissez un message si nécessaire sur le répondeur, mais ne rappelez pas pour ne pas être trop « lourd ».

Le Le principe est d’appeler 3 fois pendant 1 semaine avant de laisser un message sur le répondeur de votre interlocuteur.

En effet, si vous laissez un message dès le premier message, vous n’aurez rien à dire s’il ne vous rappelle pas…

Lorsque vous parlez au journaliste, confirmez d’abord qu’il a bien reçu votre communication (cela sert de crochet « Avez-vous reçu mon communiqué de presse…), et qu’il est la bonne personne à contacter.

Pour avoir plus d’impact, n’envoyez pas vos communiqués de presse par e-mail (à moins que vous ne connaissiez très bien le journaliste). Au lieu de cela, envoyez un « dossier de presse » par courrier, avec le communiqué de presse une boîte d’événement.

Cela permet de se démarquer de la foule et de le rendre plus qualitatif.

L’appel téléphonique est l’occasion de présenter brièvement votre événement comme une nouvelle digne d’intérêt.

N’oubliez pas non plus que les journalistes n’ont pas beaucoup de temps pour parler.

Pour faciliter la tâche, fournissez-leur des photos de qualité et des coordonnées pour l’événement organisateurs et porte-parole.

3°/ Fournir un large éventail de communiqués de presse et de fichiers

N’hésitez pas à présenter des versions ou des fichiers un peu plus anciens qui restent d’actualité, par exemple les résultats d’une étude, une infographie, des témoignages de clients…

Les journalistes reçoivent tellement d’informations qu’ils oublient souvent vos informations précédentes.

Il est donc nécessaire de prévoir de laisser à chaque journaliste un ensemble de communiqués de presse ou de fichiers contenant vos coordonnées.

Pour ce faire, prévoyez une pochette en papier, ainsi qu’une clé USB avec un paquet de friandises.

4°/ Organiser un point de presse et des rendez-vous 1 à 1

Selon la nouveauté que vous présentez, il peut être utile d’organiser un point de presse afin de réunir tous les journalistes en même temps, mais sachez que tout le monde ne pourra pas être présent à ce point de presse.

C’est donc nécessaire de prévoir de recevoir à côté d’autres journalistes.

Les rendez-vous individuels (déjeuners) sont souvent plus intéressants pour tout le monde.

Dans la majorité des cas, il est préférable d’avoir une personne qui s’occupe de recevoir et de présenter votre stand aux journalistes, puis de suivre un déjeuner.

5°/ Promouvoir sur les médias sociaux

Il y a bien sûr le hashtag à utiliser et à relayer, avec des photos, des citations… que vous pouvez prédire à l’avance.

Vous pouvez également réaliser des vidéos en direct (Facebook Live, Youtube Live…), ou « fake live » en enregistrant une vidéo puis en la publiant directement sur les réseaux sociaux (ex : Linkedin…).

Et lors de ces communications sur les réseaux sociaux, taguez des magazines, des journalistes, des influenceurs… que vous connaissez pour avoir au moins un Tweet ou un Like…

6°/ Faites la relance post-show et mettez à jour votre fichier d’influenceurs dans votre CRM

Après l’émission, vous devez faire le point sur tous les contacts rencontrés pour mettre à jour votre dossier de journalistes, influenceurs… et envoyer les informations supplémentaires demandées par les journalistes.

N’oubliez pas de mettre à jour votre fichier dans votre CRM pour lui envoyer des communications spécifiques.

7°/ Créer un plan de promotion

Élaborez une stratégie et la façon dont vous allez vous y prendre pour obtenir une couverture médiatique de l’événement.

Il est toujours plus pertinent de penser « comment je peux m’assurer d’obtenir une couverture médiatique », plutôt que d’essayer de communiquer sur des sujets qui ne intéressent pas les journalistes.

Une fois cela en tête, il est facile de dresser la liste des éléments susceptibles d’attirer l’attention d’un journaliste :

  • Parlez à un client qui parle d’un cas pratique.
  • Présenter les résultats d’une
  • enquête Annonce de la reprise d’une entreprise ou de l’entrée de nouveaux actionnaires
  • Publiez un infographie sur le salon ou l’industrie
  • Proposer une opinion ou un forum contre le sens de l’opinion générale

Une fois que vous en avez les moyens, ciblez les publications que vous souhaitez attirer pour votre événement. Créez ensuite un calendrier de sensibilisation et respectez-le.

Voici un exemple de calendrier :

  • 4 à 6 semaines avant l’événement :
      • Créez une page d’événement en ligne, publiez un communiqué de presse annonçant votre événement…
      • Relais d’informations sur les réseaux sociaux
      • Contactez les journalistes dont vous êtes proche d’un suivi par téléphone pour valider
      • votre intérêt

  • Une semaine avant l’événement :
      • Envoyez un e-mail à une relance médiatique et effectuez un suivi par téléphone pour confirmer qu’elle a bien été reçue.
      • Faire une presse une publication ou un billet de blog avant l’événement, comme le profil d’un intervenant intéressant ou même un simple aperçu de l’événement.
  • Deux à trois jours ouvrables avant :
      • Renvoyez l’avis aux non-ouvreurs en modifiant l’objet et l’expéditeur de l’e-mail pour vous assurer que vous êtes toujours sur leur radar).
      • Faites une autre série d’appels sur le cœur de la cible, mais n’ouvrez pas vos messages et demandez-leur s’ils ont l’intention de couvrir l’événement afin que votre agent de liaison avec les médias sache qu’il doit les rechercher.
  • Le jour de l’événement :
    • Préparez une feuille d’inscription avec le nom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone des journalistes qui viendront.
    • Envoyez par e-mail votre deuxième communiqué de presse (écrit dans le passé) à l’ensemble de votre liste de presse le matin de l’événement.
    • Assurez-vous d’avoir plusieurs exemplaires à portée de main afin de pouvoir les remettre directement aux journalistes présents lors de votre événement.
    • Si vous disposez de suffisamment de matériel, créez un dossier de presse avec des brochures et plus encore.

8°/ Parlez lors de conférences, d’ateliers…

La majorité des salons, des petits déjeuners… proposent des sessions en petits groupes, des tables rondes, des ateliers, des conférences… autant de moyens de se rendre visible à la presse.

En général, les conférences sont payantes, donc même si vous n’avez pas les moyens d’avoir un stand, prenez au moins une conférence pour parler avec un client et informez la presse avant ou après votre intervention.

Dans les grands salons professionnels, cela peut être l’occasion d’inviter des journalistes à venir vous voir lors de la conférence ou après (avec votre client).

Pour ce faire, vous devez rédiger un résumé de votre intervention, puis l’envoyer à vos contacts journalistes et influenceurs.

Si le journaliste accepte le rendez-vous, mettez en avant le client et un expert de votre entreprise.

Remarque : même si vous n’avez pas de couverture médiatique sur le salon, faites des articles de blog, une vidéo de l’intervention post-événement.. cela vous permettra d’être référencé sur Google, mais aussi d’envoyer cette intervention à titre d’exemple à un journaliste.

16°/ Faire un résumé de l’événement

Comme il n’est pas facile d’avoir une nouvelle suffisamment intéressante du point de vue des journalistes, vous pouvez l’aborder du point de vue global de l’événement.

En effet, vous pouvez profiter de l’événement pendant des mois en faisant un résumé de ce qu’il faut voir, des grandes idées…

À cette fin, vous pouvez rédiger un ou plusieurs articles de blog et newsletters pour raconter votre participation (vos conférences et celles d’autres exposants non concurrents, les tendances clés…).

Pour ce faire, vous devez demander à un membre de votre équipe d’assister aux principales conférences. sessions plénières de l’événement et d’en faire un résumé (de préférence écrit, sinon un résumé vidéo).

Prenez des photos de qualité, des séquences vidéo, des citations et recueillez les témoignages des participants à l’événement.

Vous pouvez ensuite utiliser ces informations sur votre blog, Youtube, Linkedin, Instagram, Facebook…

10°/ Demandez à l’organisateur la liste des journalistes présents

Souvent, vous pouvez obtenir une copie de la liste des médias inscrits à l’événement auprès des organisateurs du salon.

Ainsi, puisque vous savez qui vient, vous pouvez contacter les journalistes en question pour des points de presse ou des interviews.

Dans certains cas, vous pouvez simplement les inviter à visiter votre stand, à assister à une conférence, à venir chercher un dossier de presse, à déjeuner à midi dans un bon restaurant…

Objectif médias prioritaires mais sachez que si vous ne faites pas de publicité dans ces magazines, il y a peu de chances d’avoir un rendez-vous…

Développez un pitch personnalisé sur l’actualité de votre entreprise, enfin, pour justifier l’intérêt d’un entretien (ex : présence d’un client, étude…).

Il peut s’agir de réunions à l’extérieur du salon, par exemple dans le cadre d’un petit-déjeuner, d’un déjeuner ou plus rarement d’un dîner.

Ces interactions individuelles avec les journalistes peuvent générer une couverture médiatique accrue.

11°/ Appel à une agence de relations presse

L’agence de presse se charge d’identifier les journalistes pendant l’événement et de leur parler ou de les mettre en contact avec vos porte-parole.

Il sera également chargé de faire le suivi auprès des journalistes pour savoir si un article sera publié et, dans l’affirmative, quand il sera publié…

Une agence de relations publiques coûte entre 1500 et 4000 €/mois, c’est donc un investissement important, mais qui peut être amorti grâce au réseau de connaissances de l’agence de relations publiques.

Parce que c’est là le grand avantage d’une agence de relations presse : elle connaît personnellement les journalistes, et grâce aux relations, l’agence peut obtenir de la visibilité.

Remarque : Les journalistes écrivent souvent des articles sur les entreprises présentes et leurs expériences sur place pendant des semaines après le spectacle. Si vous n’apparaissez pas dans la couverture médiatique immédiatement après l’émission, envoyez régulièrement des nouvelles aux journalistes avec qui vous avez parlé.

12/Se concentrer sur les influenceurs

Les influenceurs peuvent être des Youtubers, des consultants, des blogueurs…

Chaque catégorie d’influenceurs doit être abordée de manière spécifique.

Par exemple, un blogueur peut vendre des articles sponsorisés qui mettront en valeur votre marque sur son blog. Vous pouvez passer en direct ou via des agences comme Reech, Getfluence, Submitter.fr, RocketLinks…

Un consultant sera plus sensible à un échange de visibilité (ex : une interview avec lui sur votre blog ou sur votre chaîne Youtube…), et en aucun cas vous ne pourrez lui « acheter » de la visibilité.

10 conseils simples pour promouvoir un événement !

Vous avez une idée géniale pour un événement, vous avez hâte de le voir en place et n’attendez que les inscriptions ?

Pourtant, le temps approche et toujours rien…

Comment pouvez-vous rapidement promouvoir votre événement ?

Ne vous inquiétez pas, vous n’avez que l’embarras du choix ! Il existe différentes idées sur la façon de promouvoir un événement.

Voici quelques idées gratuites et efficaces que vous pouvez utiliser :

1 — Organisez un concours pour créer le Buzz

Vous pouvez encourager les participants potentiels à partager une photo ou à commenter un statut pour courir la chance de gagner un prix.

Par exemple, vous pouvez encourager les gens à partager une photo d’Instagram avec le hashtag de votre événement. En retour, vous donneriez un prix à la photo qui sera la plus appréciée.

Au lieu de cela, vous pouvez inviter les participants à voter sur un petit détail de l’événement, par exemple : le thème d’un dîner, commenter un statut et offrir un prix lors d’un tirage au sort.

Vous pouvez offrir des billets gratuits, des expériences VIP ou tout autre chose.

N’oubliez pas que plus le prix est élevé, plus les gens seront disposés à partager votre événement.

Vous pouvez organiser un concours sur un ou plusieurs réseaux sociaux ou directement sur votre site.

2 — Faites appel à des influenceurs

Le marketing d’influence est un excellent moyen d’obtenir de la visibilité.

Malheureusement, les influenceurs s’effondrent sur les demandes de visibilité « gratuite ».

Vous pouvez soit leur proposer du contenu gratuit (par exemple, un billet de blog, une infographie…), soit en payant pour un article sponsorisé.

Idéalement, vous devez commencer par proposer du contenu gratuit et, en cas de refus, proposer un partenariat payant.

À la place d’envoyer une demande générique à 100 influenceurs, d’envoyer des demandes personnalisées aux 20 influenceurs qui correspondent le mieux et qui sont ouverts à ce type de partenariat (il suffit de regarder les 30 derniers contenus pour voir si d’autres marques sont mises en avant de temps à autre).

Si cela fonctionne, fournissez-leur un contenu pertinent et à valeur ajoutée pour leur public (pas de promo, pas de contenu blah… apportez une réelle valeur ajoutée).

3 — Payez les affiliés pour promouvoir votre événement

Un autre excellent moyen de promouvoir votre événement avec l’aide d’influenceurs est de leur offrir une récompense.

Vous pouvez leur offrir des billets gratuits pour promouvoir votre événement, mais vous pouvez également les payer pour être affilié.

Tout ce que vous avez à faire est de configurer une URL spéciale que chaque affilié utilisera dans le cadre de sa promotion.

De cette façon, vos affiliés gagnent une somme d’argent sur chaque vente de billets.

4 — Ajouter des boutons pour partager l’événement sur les réseaux sociaux

réseaux

Lorsque quelqu’un achète un billet pour votre événement, il est déjà impatient d’y participer.

Vous pouvez proposer de partager sur les réseaux sociaux dans le processus.

Vous pouvez écrire le texte comme suit : « Merci de vous être inscrit ! Nous sommes impatients de vous voir à _______________ le __________. Nous allons passer un bon moment. Vous pouvez également inviter un ami. Utilisez les liens suivants pour partager l’événement avec vos amis, vous recevrez XXX et lui XXX. »

5 — Offrez des réductions lorsque les participants parrainent des amis

Tout comme les personnes influentes, les participants sont plus disposés à partager lorsque vous leur donnez quelque chose en retour.

Envisagez d’organiser une promotion de parrainage où un participant a la possibilité de récupérer une partie du coût de son billet en encourageant ses amis à s’inscrire à l’événement.

Si vous préférez ne pas offrir de remboursement sur les billets, vous pouvez toujours offrir un VIP expérience ou cadeaux pour les groupes de 2 personnes ou plus qui s’inscrivent ensemble.

Une opération qui fonctionne bien est 1 billet acheté = 1 personne invitée gratuitement.

6 — Blogging

Un excellent moyen de promouvoir votre événement est de rédiger une série d’articles sur votre événement et de toujours faire référence à l’événement à venir.

Si vous n’avez pas de blog sur lequel vous pouvez publier vos articles, vous pouvez également payer pour gagner en visibilité sur d’autres blogs ou sites d’actualités.

7 — Marketing par e-mail

L’outil le plus puissant pour promouvoir un événement est le courrier électronique… et TRES TRÈS loin.

Envoyez un e-mail personnalisé à tous vos contacts, en précisant pourquoi, quand et où ils doivent assister à votre événement.

Ajoutez des informations de tarification et un bouton « Partager » pour les aider à envoyer l’e-mail aux personnes qui, selon eux, seraient également intéressées.

Créez des listes de diffusion en fonction de vos intérêts (technologie, sport, musique, etc.), puis adaptez votre e-mail à chacun de ces groupes.

Déterminez chaque fois les informations clés que vous souhaitez transmettre (pourquoi les gens devraient absolument venir à cet événement) et rédigez un argumentaire concis mais engageant avec un titre accrocheur pour vous assurer que le lecteur voudra en savoir plus.

8 — Utilisation des sites d’événements

Faites la promotion de votre événement sur les sites d’événements pour gagner un peu de visibilité.

Par exemple, il y a :

  • Meetup.com
  • Eventbrite.fr
  • weezevent.com
  • evenium.fr

sites Web de référencement d’événements ont déjà une forte base de visiteurs et ciblent également des annonces pertinentes sur leurs listes de diffusion Les .

En ajoutant votre événement à l’un de ces sites, vous pouvez syndiquer avec d’autres sites Web et places de marché qui feront passer le mot davantage, sans effort supplémentaire.

L’objectif est également de relayer votre événement sur les réseaux sociaux.

  • Facebook
  • événements Événements sur Linkedin, Twitter, Viadeo…

9 — Utiliser d’autres bases d’abonnés (notifications de navigateur, chatbots…)

courrier électronique est la base de contacts la plus puissante, mais ce n’est pas le seul canal de communication. Le

Vous pouvez également utiliser

  • notifications du navigateur,
  • messages vocaux sur les répondeurs de téléphones portables,
  • notifications via les chatbots Messenger
  • SMS

10 — Établissez des partenariats avec votre réseau de contacts

Vous pouvez utiliser votre réseau de contacts pour promouvoir votre événement.

Si vous avez des partenaires ou si vous avez établi des relations solides avec certains contacts, c’est le bon moment pour entrer en contact avec eux.

Vous pouvez proposer d’ajouter leur logo, un lien vers leur site Web… à votre matériel promotionnel en échange de leur aide pour faire passer le message.

Remarque : Les salons professionnels sont également l’occasion d’espionner vos concurrents. Lors d’un salon, vos concurrents dévoileront leurs produits et les services les plus récents et les plus performants. Ces informations concurrentielles vous seront précieuses dans la création et/ou l’adaptation de votre propre plan de communication stratégique annuel. Pour plus d’informations, vous pouvez demander à un stagiaire de se faire passer pour un créateur d’entreprise afin de demander des tarifs, de collecter des prospectus… sur les stands de vos concurrents.

Quelques conseils pour votre stand lors d’un salon

Voici quelques photos d’un spectacle avec quelques conseils simples pour gagner en visibilité.

1 — Vous pouvez habiller les employés en uniforme, comme ci-dessous avec un gilet bleu et orange.

2 — Utilisez les murs pour mettre des visuels, une télévision… ainsi qu’une petite zone « VIP » pour discuter

3 — Participez à des conférences et distribuez des flyers sur votre stand et à proximité allées

4 — Faites le plein de goodies, de flyers… pour les distribuer sur le salon

Envisagez d’imprimer des livres blancs :

5 — Invitez les clients à prendre la parole lors de conférences

6 — Utiliser des feuilles de contact papier avec les coordonnées des prospects, leurs intérêts…

7 — Apportez des chaises de bar pour être assis tout en restant à la hauteur du visiteur

8 — Mettez en avant vos brochures, livres blancs… en libre-service

9 — Utilisez le marketing de rue, par exemple les empreintes de pas sur le terrain

10 — Utiliser une signalisation haute pour gagner en visibilité

11 — Utilisez une banque d’accueil pour marquer l’entrée du stand (en laissant ouverte), vous pouvez y déposer la documentation…

12 — Offrez des goodies simples en libre-service et des « VIP » dans votre réserve

13 — Offrez de petits bonbons à vos visiteurs

14 — Distribuez des flyers sur vos conférences et ateliers

15 — Votre espace « VIP » avec une table et 3 chaises est adapté aux dates plus longues

16 — Vous pouvez faire de la publicité dans des endroits insolites comme les toilettes

17 — Vous pouvez également faire imprimer des smarties dans vos couleurs ou des sacs de bonbons à offrir à vos invités

18 — Planifiez des cartes de visite neutres si vous en avez peu

19 — Profitez de votre événement pour réaliser des entretiens avec vos clients, c’est la meilleure façon de réaliser 5 à 10 entretiens par jour. Vous pouvez ensuite créer une vidéo globale avec toutes les personnes.

20 — Préparez les sacs avec les cadeaux bien à l’avance pour les remettre en fin de journée

21 — Préparer les affiches d’orientation de la journée

devant

22 — Classer les badges par ordre alphabétique (avec plusieurs tas) pour faciliter la gestion des inscrits à l’arrivée

Vous souhaitez en savoir plus ?

Vous pouvez le consulter sur CE LIEN, avec une liste de contrôle complète avec plus de 30 points à vérifier.

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