Comment faire un compte rendu exemple ?

Au travail, les réunions sont indispensables. Qui n’a pas de réunion au moins une fois par semaine ou même une fois par jour ? Bien souvent, elles peuvent prendre du temps et être contre-productives, les réunions restent un outil indispensable de communication et de collaboration qui permet d’informer, d’échanger et de décider en même temps.

Toutefois, pour être efficace, une réunion doit être courte, bien préparée et organisée avec un ordre du jour clair. Le rôle de l’organisateur est d’encourager tous les participants à prendre la parole et de s’assurer qu’ils ne dépassent pas le temps alloué. Enfin, dès la fin de la réunion, un rapport détaillé doit être rédigé et envoyé à toutes les parties concernées.

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Le procès-verbal de la réunion est un document très important. Découvrez pourquoi il est essentiel et comment bien le rédiger.

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Quel est l’intérêt d’un rapport de réunion ?

Vous venez de terminer une réunion efficace où les problèmes ont été résolus et où tout le monde a présenté une liste de les tâches à effectuer pour continuer à faire avancer le projet. C’est parfait.

Maintenant, rédigez un rapport de réunion, un document indispensable qui vous permet de noter tout ce qui a été dit oralement.

Voici les différents objectifs d’un rapport de réunion :

• résumer fidèlement les échanges ;
• officialiser les décisions prises et les responsabilités de chacun ;
• Fixer des objectifs spécifiques
• garder une trace des discussions
• informer les participants ainsi que les absents ;
• préparer les prochaines réunions sur le même sujet.

Le procès-verbal de la réunion est à titre d’information uniquement Il doit suivre fidèlement le déroulement de la réunion et les différentes décisions qui ont été prises sans ajout ni omission. Attention, il ne s’agit pas d’une transcription de dialogues, mais d’une synthèse des idées et des décisions prises. Il sera conservé dans les archives.

Il doit être objectif et impersonnel, écrire sur un ton neutre et ne contenir ni critiques ni commentaires. Enfin, il doit être clair, précis, concis et structuré, et les éléments essentiels doivent être visibles d’un coup d’œil.

Les différentes étapes pour rédiger un procès-verbal de réunion

Vous souhaitez rédiger un bon rapport de réunion ? Suivez ces 7 étapes.

1. Prenez note de la réunion

Évidemment, pour rédiger un compte rendu précis et précis, il est essentiel de prendre des notes pendant la réunion. Pour vous faciliter la tâche et vous assurer de ne rien manquer, vous pouvez enregistrer la réunion avec votre téléphone (il existe des applications pour cela) ou un dictaphone.

Cela ne vous dispense pas de prendre des notes en même temps. Pour une vitesse plus rapide, prenez des notes directement sur votre ordinateur.

2. Le plus tôt sera le mieux

Idéalement, vous devriez écrire le procès-verbal immédiatement après la fin de la réunion, tout en gardant à l’esprit tout ce qui a été dit. En cas de doute, n’hésitez pas à demander de l’aide à l’un des participants.

3. Créer un modèle standard

Pour plus d’efficacité, vous pouvez également créez un cadre de rapport que vous utiliserez à chaque réunion. Cela facilitera la prise de notes, vous gagnerez du temps par écrit et les participants seront habitués au format du rapport, surtout s’il s’agit d’une réunion régulière.

Préremplissez votre cadre à l’avance avec des informations que vous connaissez déjà, telles que la date et le lieu de la réunion, l’ordre du jour, les participants, etc. Pendant la réunion, saisissez vos notes directement dans votre cadre.

4. Mentions obligatoires

Dans le procès-verbal de votre réunion, certaines informations essentielles doivent apparaître, telles que :

• le nom de l’entreprise ;
• la date et le lieu de la réunion ;
• une liste des participants et de leurs fonctions respectives, ainsi que des personnes absentes et excusées ;
• l’ordre du jour ;
• les différents sujets abordés ;
• les décisions prises, les responsabilités individuelles et les informations clés discutées au cours de la réunion (telles que les tâches en cours et terminées)
• l’identité du ou des auteurs ;
• la date du la prochaine réunion.

5. Structurez votre rapport

Un bon rapport doit être facile à lire. Les lecteurs doivent trouver facilement les informations dont ils ont besoin.

Idéalement, il devrait être divisé en trois parties :

• une introduction : indiquez le but et les grandes lignes de la réunion ;
• développement : abordez les différents points de l’ordre du jour un par un. N’hésitez pas à utiliser des sections, des paragraphes, des puces, etc.
• une conclusion : précisez les décisions qui ont été prises, les nouvelles actions à mener, leur (s) responsable (s) et leur date limite ainsi que la date de la prochaine réunion.

6. Relis

Votre rapport est-il terminé ? Ne négligez pas la phase de relecture, qui est essentielle pour ne rien oublier et garantir la cohérence de votre rapport. N’hésitez pas à faire lire votre document à un ou plusieurs participants avant de l’envoyer afin d’éviter tout malentendu ou omission.

Assurez-vous également qu’il est écrit dans un français correct, sans fautes d’orthographe.

7. Envoyer le rapport rapidement

Il est préférable de distribuer votre rapport à toutes les personnes concernées le plus rapidement possible, soit 2 ou 3 jours maximum après la réunion. Il est évident que les participants devraient le recevoir avant la prochaine réunion.

Envoyez-le à toutes les personnes invitées à la réunion, y compris aux personnes absentes et excusées, afin qu’elles soient informées de ce qu’elles ont manqué et des tâches qui leur ont été assignées.

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Enfin, le rapport doit être disponible et consultable facilement et à tout moment. Pour ce faire, partagez-le sur votre plateforme collaborative. Sur votre logiciel de gestion de projet (Wimi si tout se passe bien ;)), tous vos documents et procès-verbaux de réunion sont centralisés et accessibles à toutes les personnes concernées.

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour rédiger un procès-verbal fidèle. C’est à vous de jouer !